IBM Lotus Notes, Microsoft Exchange und Co.

Ratgeber: Groupware richtig migrieren

Bei der Migration auf eine andere Groupware-Software müssen Unternehmen einige Hindernisse überwinden. Schließlich ist die E-Mail-Infrastruktur ein zentraler Bestandteil der IT. Dieser Ratgeber fasst zusammen, worauf zu achten ist.

Oft ist das Fachwissen der internen Mitarbeiter nur für die vorhandenen Alt- respektive Quellsysteme vorhanden und die Fortbildungen für neue Zielsysteme wie beispielsweise Microsoft Exchange noch nicht angelaufen. Da die interne IT mit vielen Alltagsproblemen ausgelastet ist, hat sie kaum Energie und Zeit, die Systemlandschaften weiterzuentwickeln und sich selbst um die Migrationsprojekte zu kümmern. Die eigentlichen Zeitfresser liegen nämlich oft im Detail: Mail-Verschlüsselung innerhalb des Postfachs, Übernahme und Abgleich von Serienterminen, Verlinkung von Dokumenten in E-Mails, Applikationen mit Anbindung an die Messaging-Umgebung sowie die Koexistenz zwischen den Infrastrukturen, beispielsweise Exchange und Notes.

Bei einem Migrationsprojekt im Collaboration-Umfeld sind viele Teilaspekte zu berücksichtigen.
Bei einem Migrationsprojekt im Collaboration-Umfeld sind viele Teilaspekte zu berücksichtigen.
Foto: Spirit/21

Gerade die Koexistenz ist ein zentraler Punkt des Projekts, da während der Migration die internen Prozesse nicht unterbrochen werden dürfen. Es gilt nicht nur, den E-Mail-Verkehr zwischen den alten und neuen Postfächern zu regeln, sondern auch um den Abgleich von Kalenderdaten. Im besten Fall sollen die Mitarbeiter von der Migration nichts mitbekommen - von der sich ändernden Bedienoberfläche einmal abgesehen. Für derlei Migrationsvorhaben existieren einige hilfreiche Software-Tools am Markt - beispielsweise Quest oder BinaryTree.

Messaging - die Basis jeder Migration

Wichtiger Bestandteil jeder Migration sind detaillierte Aufgaben- und Zeitplanungen, die einen Projektrahmen terminseitig abstecken. Zum einen gibt es die sogenannten "Big-Bang-Migrationen", zum anderen die "Step-by-Step-Migrationen".

Unter "Big-Bang" versteht man ein Szenario, das eine akribisch geplante Migration über eine möglichst kleine Zeiteinheit (zum Beispiel über ein Wochenende) vornimmt. Die Auswirkung auf die Mitarbeiter ist hier deutlich geringer, da die Benutzer alle gleichzeitig über die neue Infrastruktur verfügen und diese auch nutzen können. Für die IT-Abteilung stellt dieses Szenario immer die erste Wahl dar, da innerhalb kurzer Zeit vom alten System auf das neue migriert werden kann.

Da "Big-Bang" in vielen Unternehmen schlicht wegen ihrer Größer aber meist nicht realistisch ist, kommt die Step-by-Step-Migration über einen längeren Zeitraum von mehreren Wochen oder Monaten ins Spiel. Ihr Vorteil ist, dass sich die oft sehr komplexen Strukturen einzelner Abteilungen oder Organisationseinheiten innerhalb des Unternehmens Schritt für Schritt in ein neues System überführen lassen. Die Nachteile dieses Vorgehens liegen jedoch ebenso auf der Hand: Es sind komplexe Koexistenz-Umgebungen vonnöten, die sowohl die Benutzer der "Altumgebung" als auch die der "Neuumgebung" weiterhin den gewohnten Funktionsumfang zur Verfügung stellen und sie in ihrer Arbeit nicht beeinträchtigen.