Ratgeber für den Mittelstand: mobiles CRM einführen

Tipp 4: Datensicherheit gewährleisten

Sind die internen Prozesse und Fragen geklärt, geht es an die Auswahl der richtigen Lösung. Im ersten Schritt stellt sich die Frage, welche Endgeräte zum Einsatz kommen sollen - nur unternehmenseigene oder auch private, Stichwort "Bring Your Own Device" (BYOD). Eine Entscheidungshilfe in dieser Frage kann sein, was wichtiger ist: Sicherheit oder Mitarbeiterzufriedenheit. BYOD setzt ein umfangreiches IT-Konzept mit entsprechender Manpower voraus, um es zu realisieren. Bei einer Entscheidung für einheitliche, firmeneigene Geräte können Unternehmen die Entwöhnung beziehungsweise Umgewöhnung der Mitarbeiter erleichtern, indem sie bei Firmen-Tablets oder -Smartphones auf gängige Standards setzen. Unabhängig davon hat die IT-Abteilung noch viel zu tun: Sie muss neben der Konfiguration von Smartphone und Co. die Datensicherheit und den Support der User gewährleisten.

Tipp 5: App schlägt Browser-basierte Lösung

In diesen Zusammenhang fällt auch die Entscheidung für eine Browser-basierte oder eine native Lösung. Die bisweilen angeführten Vorteile einer Browser-Applikation wie einfachere Aktualisierung und geringere Support-Kosten spielen mittlerweile keine Rolle mehr. Durch den Einsatz moderner App-Technologie ist heute auch die Verteilung nativer Anwendungen auf die mobilen Endgeräte sehr einfach - egal, ob sie mit iOS, Android oder anderen Betriebssystemen arbeiten. Mehr noch: Eine App bietet in der Regel eine höhere Nutzerfreundlichkeit als der Zugriff auf das CRM über den Browser auf einem Mobiltelefon.

Tipp 6: Offline-Fähigkeit prüfen

Eine weitere, oft genannte Anforderung ist die Offline-Fähigkeit eines mobilen CRM. Das heißt, dass die mobilen Mitarbeiter auch dann mit der Lösung arbeiten können, wenn sie gerade keine Datenverbindung haben. Eng damit verbunden ist die Frage der Datensicherheit, über die sich IT-Verantwortliche bei der Einführung eines mCRM im Klaren sein müssen. Stehen alle Daten offline auf dem Smartphone oder Tablet zur Verfügung, ist das ein erhebliches Risiko beim Verlust des Gerätes. Neben den beiden Polen "Alle Daten nur online" oder "Alle Daten lokal auf dem Endgerät" - und damit voller Offline-Fähigkeit - gibt es einen goldenen Mittelweg, den eine Lösung beherrschen sollte: das Offline-Caching. Dabei stehen dem Nutzer die zuletzt geladenen Daten auf dem mobilen Endgerät auch ohne Datenverbindung zur Verfügung, aber nicht der komplette Firmendaten-Pool. Das temporäre Fehlen einer Verbindung fällt dadurch weniger ins Gewicht. Die Sicherheit der gesamten Daten bleibt dennoch gewährleistet.

Um den Datenschutz des Unternehmens und der Mitarbeiter zu gewährleisten und gegen den Fall des Verlusts eines Gerätes gewappnet zu sein, sind folgende Sicherheitsvorkehrungen obligatorisch:

• Alle mobilen Geräte müssen PIN-gesichert sein.

• Die Geräte müssen aus der Ferne gesperrt und die Daten bereinigt werden können.

• Zugangsrechte zu zentralen Daten müssen auch zentral verwaltet werden können.

• Daten müssen regelmäßig durch ein zentrales Backup gesichert werden.

• Ein Personalwechsel erfordert ggf. das Löschen von persönlichen Daten oder Unternehmensdaten und -software auf den Geräten.

• Software-Updates sollten zentral auf dem Server erfolgen, die Nutzer laden bei jedem Aufruf die aktualisierten Daten automatisch herunter. (wh)