Excel 2016 und 2013: Projektmanagement mit Pivot-Tabellen erleichtern

Dieser Workshop erklärt, wie Sie mit Hilfe der Pivot-Funktion in Excel Projektdaten blitzschnell nach unterschiedlichen Kriterien zusammenfassen und gliedern können.
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Funktioniert mit: Excel 2013 Excel 2016
Foto: Susanne Kowalski

03Individuelle Pivots erstellen

Sie haben in Excel die Möglichkeit, Pivots ganz nach Ihrem individuellen Bedarf zu erstellen. Dazu klicken Sie nacheinander in Ihre Datenliste und unter Einfügen/Tabellen auf die Schaltfläche PivotTable. Sie erreichen das Dialogfeld PivotTable erstellen. Da Sie sich bereits in der Datenliste befinden, schlägt Excel automatisch im Feld Tabelle/Bereich den zu analysierenden Tabellenbereich vor. Über die Option Externe Datenquelle verwenden, haben Sie die Möglichkeit, auf eine andere Datenquelle zuzugreifen. Das ist hier nicht notwendig, da sich die Informationen bereits in einer Excel-Tabelle befinden. Damit sind bereits alle Vorbereitungsarbeiten getroffen. Akzeptieren Sie den Vorschlag Neues Arbeitsblatt und bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.

Über die Befehlsfolge Einfügen/PivotTable und die Option Neues Arbeitsblatt bereitet die Tabellenkalkulation eine Tabelle für die Datengliederung vor.
Über die Befehlsfolge Einfügen/PivotTable und die Option Neues Arbeitsblatt bereitet die Tabellenkalkulation eine Tabelle für die Datengliederung vor.
Foto: Susanne Kowalski

04Daten strukturieren

Sie erhalten ein neues Tabellenblatt mit einer leeren Grundstruktur für Pivot-Tabellen. Die Daten sollen wie folgt ausgewertet werden: Es sollen zunächst die geplanten und tatsächlichen Projektkosten sowie die Abweichungen der beiden Positionen, nach Projekten und Arbeitspaketverantwortlichen, gezeigt werden. Um dies zu erreichen, haken Sie im rechten Bildschirmbereich im Arbeitsbereich PivotTable-Felder per Mausklick das Feld Projekt ab. Excel schlägt vor, die Daten in Zeilen anzuordnen. Sie erkennen das einerseits an der Anordnung im Tabellenarbeitsblatt selbst und andererseits daran, dass unten im Arbeitsbereich ein Eintrag unter Zeilen erfolgt. Um die Verantwortlichen für die Arbeitspakete ebenfalls anzuzeigen, haken Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Verantwortlicher Arbeitspaket ab. Auch diese Angaben werden in Zeilen angeordnet. Für den Fall, dass die einzelnen Felder nicht so angeordnet werden, wie Sie das wünschen, können Sie diese auch manuell, mit Hilfe der Maus, in den Bereich mit der Überschrift Felder zwischen den Bereichen ziehen und ablegen: schieben.

Nun werden noch die Felder Geplante Kosten, Istkosten und Differenz benötigt. Sie sehen, dass Excel leichte Probleme mit der Darstellung hat, wenn diese in der Ursprungstabelle mit Hilfe eines Zeilenumbruchs erfasst werden. Das hat jedoch keinen Einfluss auf die Ergebnisse. Die Kosteninformationen gruppiert Excel in unserem Beispiel, nachdem Sie diese abgehakt haben, automatisch vertikal in Spalten. Sie erhalten auf diese Weise eine Übersicht, die nach Projekten, Verantwortlichen und Kosten strukturiert ist. Auf den ersten Blick erkennen Sie, in welchen Projekten die Kosten überschritten wurden.

Im Aufgabenbereich PivotTable-Felder regeln Sie durch Abhaken der Kontrollkästchen, welche Informationen Sie in der Pivot-Tabelle zeigen möchten.
Im Aufgabenbereich PivotTable-Felder regeln Sie durch Abhaken der Kontrollkästchen, welche Informationen Sie in der Pivot-Tabelle zeigen möchten.
Foto: Susanne Kowalski