Susanne Kowalski

Excel 2016 und 2013: Projektmanagement mit Pivot-Tabellen erleichtern

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Vorkenntnisse:
Funktioniert mit: Excel 2013 Excel 2016
Foto: Susanne Kowalski

01Tabellendaten zur Verfügung stellen

Pivot-Tabellen sind nichts anderes als interaktive Tabellen, die schnell umfangreiche Datenmengen zusammenfassen können. Auf diese Weise werden die dort vorhandenen Informationen aussagekräftiger. Die Daten müssen nicht zwangsläufig in Excel vorliegen, Sie können auch Daten anderer Formate nach Excel importieren und diese anschließend auswerten. Wir gehen an dieser Stelle davon aus, dass die Daten bereits in Excel vorliegen. Damit die Vorgehensweise übersichtlich und für Sie nachvollziehbar bleibt, haben wir uns auf einige wenige Daten beschränkt. Beispielsweise beschränkt sich die Einteilung der Projekte in Arbeitspakete und einige wenige Projektdaten. In der Praxis funktioniert die Vorgehensweise selbstverständlich auch bei größeren Datenbeständen. Als Testdaten stehen folgende Informationen, spaltenförmig angeordnet, zur Verfügung:

• Projektbezeichnung und Projektleiter

• Arbeitspaketnummer und der für das Arbeitspaket verantwortliche Mitarbeiter

• Geplante Zeit, tatsächlich benötigte Zeit und die Differenz der beiden Werte

• Plan- und Istkosten sowie deren Differenz, unterteilt nach Personal- und Materialkosten

• Starttermin und Endtermin

Bis auf die Überschriftenzeile befindet sich somit in jeder Zeile ein Datensatz. Damit kann der Einsatz von PivotTable starten.

Dieser Datenbestand soll mit Hilfe der PivotTable-Funktion nach unterschiedlichen Kriterien strukturiert und verdichtet werden.
Dieser Datenbestand soll mit Hilfe der PivotTable-Funktion nach unterschiedlichen Kriterien strukturiert und verdichtet werden.
Foto: Susanne Kowalski

02Empfohlene Pivot nutzen

Setzen Sie die Eingabemarkierung in den Datenbestand und aktivieren Sie das Register Einfügen. Sie sehen links im Bereich Tabellen die Schaltflächen PivotTable und Empfohlene PivotTables. Besonders einfach ist der Einsatz von Empfohlene PivotTables. Klicken Sie auf die Schaltfläche Empfohlene PivotTables. Sie erreichen das gleichnamige Fenster. Im linken Bereich schlägt Excel Ihnen, auf Basis des vorliegenden Datenbestands, Auswertungsmöglichkeiten vor. Das heißt, wenn Ihnen andere Datenbestände vorliegen als in der Beispieltabelle, erhalten Sie entsprechende andere Auswertungsmöglichkeiten. Rechts sehen Sie die strukturierten Daten. Um diese besser sehen zu können, müssen Sie das Fenster ggf. mit Hilfe der Maus vergrößern.

Als erste Auswertungsmöglichkeit schlägt Excel vor, die Summe der geplanten Personalkosten für die einzelnen Projekte zu verdichten. Wenn Sie links doppelt auf den Vorschlag klicken wird die Auswertung automatisch in einem Tabellenblatt erstellt. Allerdings sind diese, von Excel vorgeschlagenen Auswertungen, in der Regel wenig detailliert und nicht immer empfiehlt Excel die gewünschte Gliederung. Das ist aber kein Problem.

Über die Befehlsfolge Einfügen/Empfohlen PivotTables schlägt Excel Ihnen Auswertungsmöglichkeiten vor, für die Sie per Doppelklick ein eigenes Tabellenarbeitsblatt erzeugen.
Über die Befehlsfolge Einfügen/Empfohlen PivotTables schlägt Excel Ihnen Auswertungsmöglichkeiten vor, für die Sie per Doppelklick ein eigenes Tabellenarbeitsblatt erzeugen.
Foto: Susanne Kowalski