Problematische Alt-Anwendungen - Excel-Makros und Access-Lösungen

Ablösung mit Bedacht

Was sollte bei einer Ablösung bedacht werden? Der erste Schritt ist immer eine Analyse der Anforderungen und des Funktionsumfangs. Sie zeigt auf, welche Komponenten unter Umständen in zwischenzeitlich etablierten ERP- oder BI-Applikationen vorhanden sind und welche durch neue Individualentwicklungen substituiert werden müssen.

Bei Individualentwicklungen empfiehlt sich ein pragmatischer und nutzerrorientierter Ansatz: Eine Ausrichtung auf das Look and Feel von MS Windows führt dank gewohnter Oberflächen und Bedienung zu größerer Anwenderakzeptanz der Applikation und garantiert eine intuitive Nutzbarkeit. .NET-basierte Applikationen bieten zudem eine optimale Verbindung zu MS Office, sodass Nutzer beispielsweise weiterhin Auswertungen per Excel verwenden können.

Sind weitergehende Compliance-Anforderungen zu erfüllen, bietet sich der Einsatz von SharePoint an. Bereits 2008 wurde Microsoft Office SharePoint durch eine internationale Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hinsichtlich der digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen nach GDPdU, GoBS und AO geprüft. Die Archivierung von Dokumenten, die Indizierung am Dokument, die Suche nach Dokumenten mittels unterschiedlicher Indizierungskriterien sowie die Wiederlesbarmachung archivierter Dokumente wurden dabei erfolgreich zertifiziert.

Ablösung ohne Aufregung

Viele Entscheider und IT-Verantwortliche zucken reflexartig zusammen, wenn von Ablösung und Individualentwicklung die Rede ist. Routine haben die wenigsten Verantwortlichen mit dieser Aufgabe, und entsprechend groß ist die Verunsicherung.

Im Zweifel kann man das auch über Dienstleister lösen, die im Umgang mit entsprechenden Tools versiert sind. Ein Beispiel dafür ist der "SQL Server Migration Assistant" (SSMA), der Daten aus einer Access-Datenbank in eine MS SQL-Datenbank überführt. Alternativ können mit diesem kostenlosen Tool von Microsoft die Daten auch auf SQL Azure migriert werden - eine extrem schnell umsetzbare Speicherung in der Cloud.

Das reduziert zwar die Komplexität der unternehmenseigenen IT und erlaubt bei Bedarf eine komfortable Skalierung, ist aber auch mit sicherheitsrelevanten und rechtlichen Risiken verbunden. Der Fachmann berücksichtigt also auch aktuelle Trends, zukünftige Entwicklungen und Rahmenbedingungen, um eine für das jeweilige Unternehmen richtige und ressourcenschonende Strategie zu konzipieren.

Das Unternehmen verfügt zwar eventuell selbst über das nötige Know-how, bindet seine Ressourcen aber im Tagesgeschäft. Der Dienstleister wird daher ein Ablösungsprojekt in der Regel wesentlich schneller und effizienter umsetzen können. Wichtig sind hierbei in jedem Fall ein methodisches Vorgehen und eine durchgängige Dokumentation.