Planung eines Konferenzraumes

Von: Robert Schoblick

Bereits mit relativ einfachen Maßnahmen, die darüber hinaus auch ergonomische Vorteile bringen, wenn der Besprechungs- oder Konferenzraum augenblicklich nicht für eine Videositzung genutzt wird, lässt sich die Qualität der Videoverbindung und die Verständlichkeit der Audioverbindung merklich verbessern.

Akustische Störquellen haben gleich mehrere Probleme zur Folge: Auf der einen Seite überlagert das Störgeräusch die Sprache. Da Raum- und Gruppen-Videokonferenzsysteme auf freies Sprechen angewiesen sind, denn schließlich sollen ja mehrere Personen im Raum an der Sitzung aktiv teilnehmen, kann dies dazu führen, dass die Qualität der Verständigung unzumutbar wird. In Folge dessen sinkt die Akzeptanz des Mediums und es wird wieder auf persönliche Meetings mit allen Nachteilen gesetzt.

Befindet sich der Standort also in einer lauten Region (Bahnnähe, nahe einer Baustelle oder einer stark befahrenen Straße), dann empfehlen sich Schall dämmende Maßnahmen, die im Extremfall sogar eine entsprechende Verglasung der Fenster des Raumes erfordern können. Oft genügt es jedoch, während einer Sitzung alle Fenster zu schließen. Ein weiteres Problem, das starke Störgeräusche bewirken können, ist die Fehlsteuerung einer automatischen Kameraführung. So kann eine unmittelbar vor dem Fenster des Konferenzraumes befindliche Schallquelle dazu führen, dass die Kamera auf das Störgeräusch, nicht aber auf den das Wort führenden Konferenzteilnehmer fokussiert wird.

Auch optische Eigenschaften des Konferenzraumes haben einen direkten Einfluss auf die mögliche Qualität der Verbindung. So haben sehr stark gemusterte Hintergründe eine vergleichsweise lange Aufbauzeit für das erste Teilbild am Beginn der Konferenz zur Folge. Dieses Phänomen kann darüber hinaus insbesondere bei Mehrpunktverbindungen über eine MCU störend wirken, wenn auf eine Voice-Activated-Darstellung einzelner Standorte mit häufigen Bildwechseln gesetzt wird.

Wesentlich problematischer zeigen sich aber bewegte Hintergründe. So haben "flatternde" Vorhänge relativ großflächige Bildänderungen zur Folge, die unnötig die Übertragungsbandbreite der Videoverbindung belasten. Insbesondere bei schmalbandigen Sitzungen (128 kBit/s oder sogar nur 64 kBit/s) ist dadurch kaum noch eine fließend erscheinende Darstellung mehr möglich.

Ähnliche Probleme treten auch auf, wenn Konferenzräume im modernen Design mit Glaswänden gestaltet werden. Außerhalb des Raumes vorbeigehende Menschen verändern den Bildinhalt und belasten damit die Bandbreite. Selbstverständlich können diese Erkenntnisse sinngemäß auch auf das Verhalten der einzelnen Teilnehmer während der Konferenz übertragen werden. Große Unruhe im Saal belastet ebenfalls die Bandbreite.

Ganz wichtig sind die Beleuchtungsverhältnisse im Konferenzraum. Die Lichtquellen müssen so angeordnet sein, dass sie die Kamera des Videokonferenzsystems nicht blenden. Die Leuchten selbst sollten blendfrei ausgeführt werden. Es empfiehlt sich allgemein, den Besprechungsraum in einer hellen Farbe zu gestalten. Auch die Fenster stellen ein potentielles Problem dar. Bewährt haben sich Vorhänge und Rollos, die das einfallende Sonnenlicht streuen und damit Blendeffekten entgegenwirken.

Bei der Gestaltung der Wände müssen ebenfalls keine eklatanten Investitionen getätigt werden. Ein Anstrich mit einer freundlichen und nicht zu grell abgetönten Farbe ermöglicht hervorragende Ergebnisse. Rein weiß angestrichene Räume sollten vermieden werden, weil die Reflexion des Sonnenlichtes für die Kamera zu intensiv sein könnte.

Zur Vermeidung größerer Umbauarbeiten empfiehlt es sich zunächst, über die räumliche Anordnung des Mobiliars nachzudenken. Es kann unter Umständen von Vorteil sein, die Flucht der Tischgruppen schräg zu den Wänden anzuordnen. Dabei kann es sein, dass die Kapazität der Sitzplätze reduziert wird, jedoch lässt sich die Kamera auf diese Weise besser mit dem Lichteinfall in Einklang bringen, ohne dabei einzelne Konferenzteilnehmer aus dem Erfassungswinkel zu verlieren. (kpl)