Pflicht: E-Mail gesetzeskonform archivieren

Egal ob in der Produktion, im Vertrieb, Marketing oder in der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten: E-Mail hat sich als Standard-Kommunikationsmittel längst im Firmenalltag etabliert. Der allgemeinen Akzeptanz von E-Mail im Geschäftsleben stehen allerdings auch wachsende Probleme in den Unternehmen gegenüber. Das vordergründigste ist die immense Zunahme des E-Mail-Aufkommens: Immer mehr Firmen kämpfen mit überquellenden Posteingangsordnern und einer gehemmten System-Performance als Folge des drastisch erhöhten E-Mail-Traffics.

Doch die immense Datenflut ist nur ein Teil des Mail-Problems. Hinzu kommt die Tatsache, dass viele dezentral gespeicherte E-Mails zunehmend auch geschäftskritische Informationen wie Verhandlungsvereinbarungen, Kundendaten oder Vertragsabsprachen enthalten.

Der Gesetzgeber hat dem laxen Umgang mit elektronischer Korrespondenz mit der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) einen Riegel vorgeschoben. Danach zählen E-Mails zum steuerrechtlich relevanten Datengut, sind der Papierform gleichgestellt und unterliegen den Auflagen aus dem Handelsgesetzbuch einschließlich der Archivierungspflicht: "E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des §147 Abgabenordnung aufzubewahren. Sie müssen dabei maschinell auswertbar vorgehalten werden", heißt es auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums.

Der kurze Zeit für alle Leser frei zugängliche tecCHANNEL-Artikel „E-Mail gesetzeskonform archivieren“ klärt detailliert darüber auf, was Sie beachten müssen und wie Sie die Aufgabe prinzipiell in den Griff bekommen. (mec)

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