Tipp für Microsoft Outlook 2010
Outlook - Mit Suchordnern arbeiten
Lösung: Mit Suchordnern kann man Ordnung in seinen E-Mail-Nachrichten halten, ohne dass diese in den entsprechenden Ordner verschoben werden müssen. Suchordner sind virtuelle Verzeichnisse, die E-Mails anzeigen, die definierten Kriterien entsprechen.
Outlook bringt serienmäßig einige vordefinierte Suchordner mit, die mit wenigen Klicks aktiviert sind. Diese enthalten einfache Bedingungen wie "ungelesen" oder "wichtig". Insbesondere ein Suchordner mit ungelesenen Mails kann in der Praxis bei Aufräumarbeiten hilfreiche Dienste leisten.
Ebenso können Sie daraus E-Mails über bestimmte Absender oder Empfänger selektieren. Zu den vorgegebenen Suchordnern gelangen Sie über die Registerkarte Ordner und Neuer Suchordner. Alternativ finden Sie links beim jeweiligen Konto die Suchordner, ein Klick darauf erlaubt das Anlegen eines neuen Suchordners. Und natürlich steht für das Anlegen eines neuen Suchordners auch eine Tastenkombination zur Verfügung: STRG+UMSCHALT+P.
- Neuer Suchordner
Outlook bringt eine Reihe vordefinierter Suchordner mit, die Sie nur anpassen müssen. - Neue benutzerdefinierter Suchordner
Am Ende der Liste können Sie einen benutzerdefinierten Suchordner erstellen. - Benutzerdefinierter Suchordner
Geben Sie dem neuen Suchordner einen Namen. Sie können darüber hinaus festlegen, welche E-Mails einbezogen werden sollen. - Suchordnerkriterien
Wählen Sie beispielseweise Nachrichten aus, die mindestens eine Anlage mitbringen. - Suchordnerkriterien
In den erweiterten Einstellungen können Sie die Kriterien über Bedingungen und Felder feiner abstimmen.
Für eine bessere Organisation der eigenen Nachrichten, kann es sinnvoll sein Suchordner nach eigenen Kriterien anzulegen. Am Ende der Liste der vordefinierten Ordner findet sich der Punkt Benutzerdefinierten Suchordner erstellen. Über diesen können Sie Suchordner gemäß eigener Kriterien anlegen. Dabei sind die Möglichkeiten vielfältig, so können Sie etwa alle Mails mit Anhang oder alle Nachrichten mit hoher Wichtigkeit in einem Suchordner anzeigen lassen. Über den Reiter Erweitert lassen sich tiefergehende Bedingungen definieren, über die einzelnen E-Mail-Felder. So können Sie beispielsweise alle vertraulichen E-Mails in einem Suchordner darstellen.
Bleibt noch der Hinweis, dass Suchordner keine Ergebnisse aus unterschiedlichen pst-Dateien enthalten können. Hinsichtlich der Suche von Textzeichenfolgen bei Suchordnern sollte man noch Folgendes beachten: Suchordner unterstützen Präfixübereinstimmungen. Dazu liefert Microsoft folgendes Beispiel: Soll der Suchordner beispielsweise alle E-Mail-Nachrichten mit dem Wort "über" beinhalten, enthält der Suchordner auch Wörter wie "Übersetzer" oder "überlegen", jedoch keine Wörter wie "darüber".
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Outlook 2010. (mje)
- Tipp 8
Unwichtiges sofort löschen, quartalsweise in großem Stil ausmisten. - Tipp 3
Weniger E-Mails versenden, um weniger E-Mails zu empfangen. - Tipp 2
Automatischen E-Mail-Abruf sowie sämtliche Benachrichtigungssignale deaktivieren. - Tipp 7
Täglich Posteingang leeren. - Tipp 6
Betreffzeile gedanklich durch Betreffziele ersetzen. - Tipp 4
Mimosenprinzip einhalten: Was ich nicht erhalten möchte, sende ich auch keinem. - Tipp 5
E-Mails wie eine Nachricht strukturieren: Das Wichtigste zuerst. - Tipp 9
E-Mail-Budget im Unternehmen vereinbaren und sich daran halten. - Tipp 1
Geregelte tägliche Öffnungs- und Bearbeitungszeiten festlegen.