Tipps und Neuerungen: Outlook 2016 mit Exchange und Office 365 nutzen

Im Unternehmensumfeld integrieren die meisten Unternehmen Office 2016 zusammen mit Outlook 2016. Die neue Outlook-Version bietet einige Neuerungen, die vor allem im Zusammenhang mit Exchange und Office 365 eine Rolle spielen.
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Funktioniert mit: Office 365 Outlook 2016
Foto: luchunyu_shutterstock

05AutoDiscover ohne Domänenmitgliedschaft nutzen

Starten Sie Outlook 2016 auf einem Computer, der nicht Mitglied der Domäne ist, kann der Client Active Directory nicht durchsuchen. In diesem Fall verwendet Outlook den DNS-Eintrag der E-Mail-Adresse, die beim Start eingegeben werden muss. Outlook 2016 versucht sich dann mit HTTPS zu einem Clientzugriffsserver zu verbinden und verwendet dazu die URLs https://Autodiscover.<DNS-Name der E-Mail-Domäne>/autodiscover/autodiscover.xml und https://<DNS-Name der E-Mail-Domäne>/autodiscover/autodiscover.xml.

Damit Outlook eine Verbindung zu den Servern herstellen kann, muss sich der Servername auflösen lassen. Dies bedeutet, dass Sie DNS-Einträge in der DNS-Zone oder den öffentlichen DNS-Servern für Ihre Zone erstellen müssen, damit auf diese Webseiten zugegriffen werden kann. Sobald Sie Outlook gestartet haben, erscheint in der Taskleiste das Outlook-Symbol. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol und halten dabei die (Strg)-Taste gedrückt, dann steht Ihnen die Option E-Mail-Autokonfiguration testen zur Verfügung.

Sobald Sie den Menüpunkt aufrufen, beginnt Outlook mit dem Verbindungstest. Geben Sie die E-Mail-Adresse und das Kennwort des Kontos für den Test ein. Sobald Sie auf die Schaltfläche Test klicken, versucht sich der Client mit dem entsprechenden Server zu verbinden und zeigt Informationen an. Hier sollten keine Fehler erscheinen.

Der Autodiscover-Test in Outlook 2016 hilft beim Verbindungsaufbau zu Exchange oder Office 365.
Der Autodiscover-Test in Outlook 2016 hilft beim Verbindungsaufbau zu Exchange oder Office 365.
Foto: Thomas Joos

Auf den verschiedenen Registerkarten sehen Sie die Abläufe bei der Verbindung, die Outlook auch verwendet, wenn erstmalig eine Verbindung zum Server aufgebaut werden soll. Wollen Sie die eingetragen Daten in Outlook 2016 über Autodiscover aktualisieren, wechseln Sie zur Registerkarte Datei und wählen darin Kontoeinstellungen/Kontoeinstellungen.

Klicken Sie dann im neuen Fenster auf Reparieren, um die Einstellungen erneut abzurufen. Outlook verbindet sich über Autodiscover mit dem Clientzugriffsserver und ruft die aktuellen Daten ab. So stellen Sie fest, ob Autodiscover im Netzwerk oder dem Internet funktioniert. Starten Sie Outlook 2016 auf einem PC das erste Mal und haben noch kein Profil eingerichtet, versucht Outlook automatisch, aus dem Anmeldenamen und dem Kennwort des Benutzerkontos in der Domäne einen Exchange-Server zu finden.

In einem korrekt konfigurierten Active Directory und einer idealen Exchange-Umgebung, erkennt Outlook den Exchange-Server automatisch durch die Benutzeranmeldung an Windows. Bestätigen Sie die erste Meldung mit Weiter, versucht Outlook, die Verbindung aufzubauen und sich automatisch zu konfigurieren.

Bei der Verbindung arbeitet Outlook bereits mit Verschlüsselung und verwendet das hinterlegte Zertifikat auf dem Exchange-Server oder in Office 365. Nach der erfolgreichen Verbindung wird zuerst eine lokale Kopie des Postfachs auf dem Clients angelegt, damit auch bei einer Trennung vom Exchange-Server weitergearbeitet werden kann. Ist die Erstellung des Profils abgeschlossen, startet Outlook 2016, zeigt den Posteingang an, und der Client ist mit dem Exchange-Server verbunden.

06Auf freigegebene Ordner und Postfächer zugreifen

Haben Sie Ihr Postfach oder einzelne Ordner freigegeben, können die jeweiligen Anwender auf diese zugreifen. Auf freigegebene Ordner können Sie zugreifen, wenn Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen und exportieren\Ordner eines anderen Benutzers klicken.

Anschließend öffnet sich ein neues Fenster und Sie können den Namen aus dem Adressbuch auswählen oder selbst eingeben. Als Nächstes wählen Sie aus, auf welchen Ordner Sie zugreifen wollen. Anschließend öffnet Outlook den angegebenen Ordner. Erhalten Sie eine Meldung, dass Outlook den Ordner nicht finden kann, sind die Berechtigungen nicht korrekt gesetzt. In diesem Fall muss der Anwender die Rechte nochmal überprüfen.