Tipps und Neuerungen: Outlook 2016 mit Exchange und Office 365 nutzen

Im Unternehmensumfeld integrieren die meisten Unternehmen Office 2016 zusammen mit Outlook 2016. Die neue Outlook-Version bietet einige Neuerungen, die vor allem im Zusammenhang mit Exchange und Office 365 eine Rolle spielen.
Bildergalerie
Vorkenntnisse:
Funktioniert mit: Office 365 Outlook 2016
Foto: LI CHAOSHU_shutterstock

01Konteneinstellungen in Outlook 2016 optimieren

In Outlook 2016 können Anwender die Synchronisierung zwischen Exchange/Office 365 und Outlook besser steuern. Denn Microsoft hat mehr Möglichkeiten integriert die Zeiten zu synchronisieren.

In Outlook 2016 lässt sich der Synchronisierungszeitraum besser steuern.
In Outlook 2016 lässt sich der Synchronisierungszeitraum besser steuern.
Foto: Thomas Joos

Die Einstellung zur Synchronisierung können Sie während der Einrichtung des Exchange-Kontos vornehmen, aber auch jederzeit danach. Sie finden diese auf der Registerkarte Datei über Informationen im Bereich Kontoeinstellungen\Kontoeinstellungen, wenn Sie die Eigenschaften des Exchange-Kontos aufrufen.

Mit Outlook 2013 SP1 und Exchange 2013 SP1 hat Microsoft das neue MAPI-HTTPS-Protokoll eingeführt. Dieses Protokoll ist wesentlich schneller und effizienter als das veraltete RPC/HTTPS-Protokoll. Setzen Unternehmen Exchange Server 2016 ein, ist das Protokoll automatisch aktiv, das gilt auch bei den meisten Office-365-Abonnements. Überprüfen können Sie das, wenn Sie die STRG-Taste gedrückt halten, mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol im Traybereich der Taskleiste klicken und Verbindungsstatus aus dem Menü auswählen. In der Spalte Protokoll ist das Protokoll HTTP zu sehen.

Outlook 2016 und Exchange 2013 SP/2016 sowie Office 365 kommunizieren mit dem MAPI-HTTPS-Protkoll.
Outlook 2016 und Exchange 2013 SP/2016 sowie Office 365 kommunizieren mit dem MAPI-HTTPS-Protkoll.
Foto: Thomas Joos

02Bessere Suche und einfachere Verwaltung von Dateianhängen

Besonders interessant ist die neue Funktion zum Anfügen von Dateianhängen. Outlook zeigt eine Liste der zuletzt geöffneten Dateien an, wenn Anwender einen Anhang hinzufügen wollen. Dadurch können Sie zum Beispiel in Office 2016 ein Dokument bearbeiten und dieses schnell und einfach in Outlook hinterlegen, auch wenn der Pfad zum Dokument verschachtelt ist. Oder wenn Anwender einen PDF-Drucker nutzen und ein Dokument speichern, ist dieses ebenfalls sofort in Outlook verfügbar.

Outlook 2016 und Exchange 2013 SP/2016 sowie Office 365 kommunizieren mit dem MAPI-HTTPS-Protkoll.
Outlook 2016 und Exchange 2013 SP/2016 sowie Office 365 kommunizieren mit dem MAPI-HTTPS-Protkoll.
Foto: Thomas Joos

Zusätzlich hat Microsoft die Suche deutlich verbessert und Möglichkeiten geschaffen, dass Dateianhänge die zu groß sind, in SharePoint oder SharePoint Online zu speichern und den Link zu versenden.

Dementsprechend finden Sie im oberen Bereich das neue Suchfeld "Was möchten Sie tun". In diesem können Sie nach Befehlen aus dem Menüband suchen, und so wesentlich effizienter arbeiten, da Sie auch mit natürlichen Fragen arbeiten können.

Das neue Suchfeld für Befehle ist effizienter erreichbar und hilft bei der täglichen Arbeit.
Das neue Suchfeld für Befehle ist effizienter erreichbar und hilft bei der täglichen Arbeit.
Foto: Thomas Joos