MS-Office-Dateien säubern und signieren

In Office-Dateien steckt mehr als nur der reine Dokumenteninhalt. Wer Daten austauscht, kann so unwissentlich heikle Zusatzinformationen weitergeben. Wir erklären, wie Sie das Risiko minimieren.

Die mit modernen Versionen von Microsofts Office-Suite erstellten Dateien enthalten eine Reihe von Informationen, die nicht unmittelbar einsehbar sind. Sie verraten aber einiges über den Autor oder das Unternehmen. Gelöschte Textpassagen, die nachträglich wieder sichtbar gemacht wurden, haben in der Vergangenheit etliche Politiker und Konzerne in Erklärungsnot gebracht. Deshalb sollte man Dokumente, die weitergegeben werden, prinzipiell von derartigem Ballast bereinigen.

Am einfachsten gelingt die Überwachung der versteckten Informationen noch bei den Meta-Daten, die in den Datei-Eigenschaften stecken. Statistische Angaben wie die Bearbeitungszeit eines Dokuments lassen sich hierüber beispielsweise ablesen. Welche Datei-Informationen Sie ändern können, zeigt unser Beispiel-Makro für Word auf den nächsten Seiten.

Tückischer Zwischenspeicher: Bei Copy&Paste landen Daten auch schon mal woanders als vorgesehen, wie hier ein Teil aus einer E-Mail in Word.
Tückischer Zwischenspeicher: Bei Copy&Paste landen Daten auch schon mal woanders als vorgesehen, wie hier ein Teil aus einer E-Mail in Word.

Neben den Meta-Daten lässt sich Office-Dateien jedoch noch mehr entlocken. Über einen Hex-Editor findet man beispielsweise nicht nur den Speicherpfad oder den Namen der verwendeten Schriftarten. Es ist ebenso möglich, Informationen aufzuspüren, die als blinde Passagiere über Copy&Paste-Aktionen von anderen Anwendungen stammen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie auch dieses Risiko minimieren.

Nachdem die unerwünschten Informationen aus den Dateien getilgt sind, steht dem Datenaustausch nichts mehr im Wege. Dabei kann man gleichzeitig ein neues Sicherheitsfeature von Office XP einsetzen und durch die digitale Signatur einer nachträglichen Veränderung vorbeugen. Auch hierbei gilt es, einige Grundsätze zu berücksichtigen.