Mit Software allein lässt sich der Rechnungsfluss nicht digitalisieren

Typische Fußangeln in der Projektierung

Allerdings gibt es auch Hemmnisse, die eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung erschweren. So existieren in den meisten Unternehmen klare und dokumentierte Regeln, wer wofür verantwortlich ist und wer was freigeben darf. Auf den ersten Blick bietet es sich an, diese Vorgaben als Grundlage für das Konzept und die anschließende Einrichtung des Workflows zu verwenden. Doch nicht selten wird später dann festgestellt, dass die Regeln nur noch theoretisch existieren und sich längst eine andere gelebte Praxis eingestellt hat. Durch die Transparenz des Prozesses und die systemseitige Prüfung der Regeln werden diese Diskrepanzen erst während der Tests, spätestens sogar erst während der produktiven Nutzung aufgedeckt. In solchen Fällen ist dann zu entscheiden, ob nun die Regularien oder die praktizierte Arbeitsweise anzupassen ist.

Eine weitere Problemstellung besteht darin, dass die Kenntnisse über den bestehenden Ablauf im Unternehmen oft unterschiedlich ausgeprägt sind. Das fehlende Wissen zu den Soll- und Ist-Prozessen kann zu einer deutlichen Verlängerung der Projektlaufzeit führen. Schlimmstenfalls führt das zu einer verringerten Akzeptanz des Prozesses bei den Anwendern. Deshalb muss das Projektteam in jedem Fall den bestehenden Prozess im Vorfeld detailliert erfassen.

Zudem ist es empfehlenswert, die eigenen Abläufe vor, während und nach der Einführung fortwährend zu monitoren. So lässt sich verhindern, dass organisatorische Hürden wie die Freigabe einzelner Rechnungen durch viele verschiedene Stellen den Prozess verzögern und den Vorteil der Zeitersparnis schmälern. Häufig bietet gerade auch der organisatorische Ablauf große Chancen der Beschleunigung von Durchlaufzeiten. Passiert hier nichts, ist allerdings auch das Gegenteil möglich. Nachträgliche Anpassungen am System sind in der Regel aufwändig und können das Projektergebnis verschlechtern.

Auf die Rahmenbedingungen achten

Für die erfolgreiche Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ist es wichtig, dass alle Projektmitglieder auf Kunden- und auf Lieferantenseite eng zusammenarbeiten. Die Digitalisierung und Veränderung von Geschäftsprozessen kann nie alleine durch die Möglichkeiten einer Software erfolgreich sein. Die Mitarbeiter des Anwenderunternehmens müssen solche Vorhaben aktiv mit gestalten. Das gilt für den gesamten Lifecycle des Projekts von der Phase der Konzepterstellung über die Tests bis zum Betriebsstart und darüber hinaus. Im Vorfeld bedarf es eines gezielten Projektmarketings, um den Benutzern die Veränderungen verständlich zu machen und ihre Unterstützung zu gewinnen.

Auch der Blick in die Zukunft ist wichtig: Nicht nur während der Einführung, sondern auch danach ist es immer wieder nötig, zwischen dem Status quo und einem möglicherweise veränderten Vorgehen abzuwägen. Die Projektverantwortlichen im Unternehmen sollten dafür mit den erforderlichen Entscheidungskompetenzen ausgestattet sein. (hv)