Dokumenten-Management

Microsoft Sharepoint Server 2007 - Gut genug als DMS?

Microsofts Sharepoint Server 2007 bietet viele Funktionen für Teamarbeit. Dazu kommen Such- und Portalfunktionen sowie ein integriertes, aber rudimentäres DMS und Web-Content-Management. Wir untersuchen, ob das Dokumenten Management mit Speziallösungen mithalten kann.

Für Unternehmen häufen sich die Gründe, über die Einführung eines Enterprise-Content-Managements (ECM) nachzudenken. Zum einen wäre da das Chaos bei der Ablage von Papierdokumenten und elektronisch gespeicherten Informationen sowie die wachsenden Ansprüche an eine moderne Projekt- und Teamarbeit (Collaboration-Funktionen). Zum anderen steigen die rechtlichen Anforderungen und die Belastung der E-Mail-Infrastruktur durch intensiven Mail-Verkehr. Da ECM-Lösungen von Spezialanbietern oft schon aufgrund der Lizenzkosten das Budget von kleinen und mittelständischen Unternehmen sprengen, fällt logischerweise das Augenmerk auf die Produktpalette von Microsoft als Alternative.

Microsoft adressiert mit dem 2001 eingeführten "Sharepoint Portal Server" folgende Anwendungsszenarien aus den Bereichen Collaboration:

• Einfaches elektronisches Dokumenten-Management (Lowend-EDM),

•Web-Content-Management,

• elektronische Formulare,

• Workflow und

•Portale.

Die Architektur des "Sharepoint Server 2007" unterscheidet sich von anderen ECM-Produkten erheblich, weil kostenlose Erweiterungen des Windows-Betriebssystems - nämlich die Windows Sharepoint Services (WSS) - die Grundlage für Content-Management-Funktionen liefern. Diese Services stellen dem Tool wichtige Grundfunktionen wie Metadatenverwaltung, Versionierung und Check-in/-out zur Verfügung. Auch die Workflow-Funktionen basieren auf einer für alle Microsoft-Produkte gemeinsamen Grundfunktionalität. Hier kann Sharepoint auf die Windows Workflow Foundation (WWF) zurückgreifen, die jeder Nutzer als kostenfreie Komponente des .NET Frameworks 3.0 herunterladen kann.