E-Mail und Kalender

Microsoft Outlook Praxis - Tipps & Tricks für den Alltag

Lesebestätigungen, Mailbenachrichtungen, Dateianhänge

Lesebestätigungen sparsam einsetzen

Dank Lesebestätigung wissen Sie, ob der Empfänger Ihre E-Mail gelesen hat. Die Funktion können Sie global für alle verschickten Nachrichten aktivieren oder bei jeder E-Mail einzeln.

Weniger ist mehr: Setzen Sie Lesebestätigungen nur sparsam ein
Weniger ist mehr: Setzen Sie Lesebestätigungen nur sparsam ein

Wir empfehlen Letzteres, da Lesebestätigungen von vielen Empfängern als mühsam empfunden werden. Zudem funktionieren sie je nach Provider und Mailprogramm des Adressaten nicht. Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, aktivieren Sie die Lesebestätigung unter Optionen A. Das funktioniert sowohl in Outlook 2003 als auch in der Version 2007.

Mailbenachrichtigung anpassen

Bei jeder eintreffenden Nachricht blendet Outlook am unteren rechten Bildschirmrand einen Hinweis ein. Sie können die Größe und die Transparenz der Meldung ändern. Das tun Sie via Extras/Optionen/E-Mail-Optionen/Erweiterte E-Mail-Optionen/Desktopbenachrichtigungseinstellungen. Lassen Sie sich jeweils die Vorschau anzeigen, bevor Sie Änderungen per OK bestätigen. Alternativ können Sie die Benachrichtigungen unter den Erweiterten E-Mail-Optionen deaktivieren oder zusätzlich mit Sound untermalen.

Dateianhänge direkt anzeigen

Nutzer von Outlook 2007 profitieren von einer Anlagenvorschau. Diese ist standardmäßig aktiviert. Die Attachments werden beim Öffnen der Nachricht in separaten Reitern angezeigt.

Dateivorschau: Outlook 2007 zeigt die Dateianhänge auch als Vorschau.
Dateivorschau: Outlook 2007 zeigt die Dateianhänge auch als Vorschau.

Das funktioniert bei Office-Dokumenten, Videos und Bildern. Klicken Sie auf den Reiter, sehen Sie zunächst eine Warnung. Nehmen Sie diese ernst und wählen Sie die Option Dateivorschau nur, wenn Sie den Absender kennen. Möchten Sie auch eine PDF-Vorschau haben, installieren Sie den kostenlosen Foxit PDF Preview Handler. Wer die Outlook-Vorschau nicht nutzen will, deaktiviert diese unter Extras/Vertrauensstellungscenter/Anlagenbehandlung.

Mehrere Attachements speichern

Per Rechtsklick auf den Anhang lassen sich die Attachments nur einzeln abspeichern. Möchten Sie alle zusammen in einem Verzeichnis ablegen, klicken Sie in Outlook 2003 in der geöffneten Nachricht auf Datei/Anlagen speichern. Nutzer der Version 2007 gehen zur Option Andere Aktionen/Anlagen speichern. In beiden Outlook-Fassungen wählen Sie anschließend mit gedrückter Strg-Taste die gewünschten Dateien aus und speichern diese wie gewohnt auf der Festplatte ab.