Tipps für den E-Mail-Client

Lotus Notes - Arbeiten mit Fenstern und Kalenderdelegation

Bereits seit Version 3.x von Lotus Notes kann man den eigenen Kalender für andere Personen freigeben und auf fremde Kalender zugreifen. Darüber hinaus erlaubt Version 8.x, neben dem Mail- und Kalender-Zugriff auch den auf die eigenen Kontakte zu delegieren oder fremde Kontakte zu erhalten.

Wenn man nicht nur auf einen anderen Kalender, sondern gleich auf mehrere Zugriff hat, kann dies mit normalen Mitteln, also dem Öffnen in eigenen Tabs, schnell unübersichtlich werden. So führt allein das Öffnen eines fremden Mailfiles mit dem Kalender und den Kontakten zu drei zusätzlichen Tabs über die eigenen Informationen hinaus.

Lotus Notes erlaubt schon seit Version 4 das Öffnen von Anwendungen in eigenen Fenstern. Erstaunlicherweise ist dies den wenigsten Anwendern bekannt.

Erstellen einer Verknüpfung zu einem anderen Mailfile
Erstellen einer Verknüpfung zu einem anderen Mailfile

Im Folgenden zeigen wir, wie Sie den Notes-Client so konfigurieren, dass ein fremdes Mailfile inklusive Kalender und Kontakten in einem eigenen Fenster geöffnet wird. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass ein fremdes Mailfile für Sie freigegeben wurde.

Ein einfacher Zugriff auf ein fremdes Mailfile ist mit der Voreinstellungen im eigenen Mailfile möglich. Das fremde Mailfile wird dann als Verknüpfung im eigenen Mailfile angezeigt.

Verknüpfung in der Anwendungsliste

Anzeige der Verknüpfung im eigenen Mailfile.
Anzeige der Verknüpfung im eigenen Mailfile.

Wenn man das delegierte Mailfile über diesen Weg öffnet, wird es in einem eigenen Tab angezeigt. Ziel ist jedoch, das fremde Mailfile in einem eigenen Fenster anzuzeigen, und dies direkt über die Anwendungsliste (Open/Öffnen Button) im Notes-Client. Hierzu müssen Sie zuerst eine Verknüpfung in der Anwendungsliste (Open/Öffnen) erstellen.

Dabei sind mehrere Wege möglich, wobei wir uns hier auf die zwei einfachsten beschränken. Beide setzen voraus, dass das delegierte Mailfile zuerst geöffnet wird. Es wird dann in einem eigenen Tab angezeigt.

Lösung 1: Drag&Drop

Nun können Sie per Drag&Drop einen Link in der Anwendungsliste erstellen. Hierzu den Tab anklicken, die Maustaste gedrückt halten und auf den Öffnen-Button schieben. Anschließend öffnet sich die Anwendungsliste und der Link kann an der gewünschten Stelle abgelegt werden.

Lösung 2: Kontextmenü

Der zweite Weg ist für die Anwender geeignet, die sich mit der Maus etwas schwerer tun und/oder einen eigenen Ordner für fremde Mails anlegen möchten.

Schritt 1: Hierfür wird der Tab mit der rechten (Kontext) Maustaste angeklickt. Daraufhin erscheint ein Kontextmenü.

Kontextmenü-TAB
Kontextmenü-TAB

Dort wählen Sie den Punkt "Create Bookmark/Lesezeichen erstellen". Es wird dann folgendes Menü angezeigt:

Dialog für das Erstellen eines Lesezeichens.
Dialog für das Erstellen eines Lesezeichens.

Wenn Sie Zugriff auf mehrere fremde Mailfiles haben, kann es hilfreich sein, einen eigenen Ordner für diese Aktionen anzulegen. Hierzu klicken sie auf die Schaltfläche "New Folder/Neuer Ordner" und vergeben einen Namen.

Namen für neuen Ordner eingeben.
Namen für neuen Ordner eingeben.

Im Anschluss wählen Sie den Ordner als Ort für das Lesezeichen aus und klicken dann auf OK:

Position für das Lesezeichen auswählen.
Position für das Lesezeichen auswählen.

In der Anwendungsliste ist nun der neue Ordner mit dem Lesezeichen zu sehen:

Anwendungsliste mit dem neuen Ordner und/oder Lesezeichen
Anwendungsliste mit dem neuen Ordner und/oder Lesezeichen

Wenn der Ordner/das Lesezeichen an einer anderen Position angezeigt werden soll, können Sie ihn/es mit Drag&Drop verschieben. Beim Öffnen des Mails über diesen Link wird es aber weiterhin in einem Tab dargestellt.

Schritt 2: Um den Tab in einem eigenen Fenster zu öffnen, muss noch eine Aktion durchgeführt werden. Hierzu wird mit der rechten (Kontext) Maustaste auf das Lesezeichen geklickt. Es erscheint dann folgendes Kontextmenü:

Kontextmenue für Lesezeichen
Kontextmenue für Lesezeichen

In diesem Menü wird die Option "Always Open in New Window/Immer in neuem Fenster öffnen" markiert; beim Aufmachen des Mailfiles wird es in einem eigenen Fenster angezeigt.

Anzeige eines delegierten Mailfiles in einem eigenen Fenster mit dem Twistie "Switch to".
Anzeige eines delegierten Mailfiles in einem eigenen Fenster mit dem Twistie "Switch to".

Wenn Sie nun den Kalender oder die Kontakte über das Twistie "Switch to.../Zu... wechseln" hinter dem Namen öffnen, werden diese im selben Fenster angezeigt. (mec)