Kommunikation preiswert

Der Aufbau eines Intranet bringt viele Fragen mit sich, die für die Entscheidung der Verantwortlichen hohe Brisanz haben. Unsere Studie beschäftigt sich vor allem mit dem Kosten-/Nutzenverhältnis, der Sicherheit und der Strukturierung.

Von: Georg von Stein

In der Zusammenfassung unserer über 50 Seiten starken Intranet-Studie wird nur auf einige der wichtigsten Ergebnisse eingegangen.

Das Intranet setzt sich mittlerweile bis in die Chefetage durch. Bei über 80 Prozent der in der NetworkWorld-Analyse befragten Unternehmen können Mitglieder der Geschäftsleitung beziehungsweise Führungskräfte Managementinformationen bereits heute über das Intranet abrufen oder planen es für die Zukunft. Immer mehr Informationswege zur Firmenleitung werden über das Intranet gebaut. Die Verantwortlichen stufen es offensichtlich auch als sicher genug für die sensiblen Informationen ein. An erster Stelle stehen Projektinformationen, Berichte und Statistiken. Darüber hinaus bezieht das Management über Internettechnik auch Kundendaten, Qualitätsmanagement-Statistiken, Strukturpläne, Unternehmensumfragen, Ideenecken und so triviale Daten wie Sitzabstände bei Fluggesellschaften.

Wer neben Managementberichten insbesondere die Dokumentenverwaltung und die interne Kommunikation über das Netz bereitstellt, liegt goldrichtig. Diese Anwendungsgebiete weisen in der Studie das beste Kosten/Nutzen-Verhältnis auf. Bei Mail-Systemen ist diese Relation ebenfalls sehr positiv. Kaum geringer sind die Potentiale von News-Groups und Groupware. Wenig erfolgversprechend erweist sich hingegen der Einsatz von Internet-Telefonie, Videokonferenzen oder Online-Commerce im Firmennetz. Bei Videokonferenzen überwiegen die Kosten sogar den Nutzen (Bild1).

Kosten-/Nutzenverhältnis der Einsatzmöglichkeiten des Intranets: Am besten realisiert sich die Bereitstellung von Dokumentenverwaltung und jeglicher Art von Information.

Die höchsten Aufwendungen entstehen bei der technischen Implementierung und Konfiguration des Intranets. Mit einigem Abstand folgen Sicherheit und Betreuung, Pflege sowie Aktualisierung der Web-Seiten. Die hohen Kosten für die Sicherheit verursachen vor allem die Firewalls, die immer vielschichtiger werden, da die technischen Probleme schon in einem Halbjahresrhythmus erheblich größer werden. Neben der technischen Komplexität stellen die Gefahren durch die Anwender das zweite Sicherheitsrisiko dar. (Tabelle)

Insgesamt betrachtet entstehen die meisten Aufwendungen übergreifend, für Bereiche, die das gesamte Intranet betreffen. Auf Teilgebiete des Netzes bezogen, beispielsweise Übermittlung von Managementinformationen oder Einsatz von Datenbanken, entstehen nur beim Web-Design große unvorhergesehene Kosten. Lediglich 12,3 Prozent der befragten Unternehmen betreiben ein Intranet-Controlling. Dies liegt wohl daran, daß das Thema für viele Firmen immer noch neu ist. Das Monitoring erfolgt auf unterschiedliche Weise, zum Beispiel über eine Projektkostenrechnung oder über die Überwachung des Einhaltens von Policies, von Softwarezugriffen oder über Paßwortkontrolle.

Wesentlich häufiger führen die Befragten eine Erfolgskontrolle der Inhalte durch. Dabei kommen hauptsächlich die beiden Instrumente Messung der Anwenderzugriffe und Auswertung der Log-Dateien zum Einsatz. Vereinzelt nutzen die Firmen auch andere Möglichkeiten wie persönliche Gespräche mit Mitarbeitern. Das kann soweit gehen, "daß ein Mitarbeiter, wenn er nicht auf dem neuesten Entwicklungs-/Kenntnisstand sein sollte, die Aufforderung erhält, die Informationsangebote des Intranet doch wahrzunehmen."

Um die Mitarbeiter zur Nutzung des Intranets anzuregen, ist die eindeutig favorisierte Art bei den Unternehmen, wichtige Informationen im Intranet zu speichern. Deutlich dahinter, nämlich bei 20 Prozent, rangiert das Firmennetz als ausschließlicher Informationszugang, nur wenig vor Schulung und internem Marketing.

In vielen Fällen sollen die Angestellten aber nicht nur Informationen aufnehmen, sondern auch selbst das Intranet mit Inhalten füllen. Die Firmen lösen so das Problem der Online-Redaktion und machen es deshalb zur Aufgabenverantwortung der Mitarbeiter, Beiträge ins Intranet zu stellen. Viele setzen auch auf internes Marketing, um die aktive Teilnahme der Firmenangehörigen zu erreichen. Finanzielle Anreize sind hingegen nicht geeignet. Weitere Mittel sind organisatorische Regeln, Zwang oder die Verfahrensvereinfachung zur aktiven Teilnahme am Netz.

Eine weitere Frage betraf die Bedeutung und den Einsatz der externen Verantwortlichen für das Intranet, das heißt die Zusammenarbeit mit Partnern. Am häufigsten ist deren Engagement beim Web-Design. Auch in den Bereichen Implementierung und Organisationsberatung, Schulung, Managementinformationen sowie Software scheinen die Unternehmen oft Partner zu beauftragen. Für die Sicherheit und Betreuung des Firmennetzes hingegen setzt man Partner sehr wenig ein. Ähnliches gilt für die Bereiche Strategie, E-Commerce, Entwicklung von Inhalten, Datenbanken und Groupware.

Daß gerade im Sicherheitsbereich externe Mitarbeiter wenig gefragt sind, hängt wohl mit dem Verschmelzen von Intra- und Internet zusammen, und in diesem Zusammenhang mit der Befürchtung, sich mit dem Partner ein zusätzliches Risikopotential einzuhandeln. Andererseits entwickeln die Unternehmen selbst bisher nur selten Applikationen für den Sicherheitsbereich. Eigenentwicklungen gibt es vielmehr für Reisekostenabrechnung, Content Management, Projektarbeit, Arbeitszeiterfassung, Customer Care, Einsatzpläne, Lexikon bis hin zur Mitarbeiterverwaltung, Statistiken, Telefonverzeichnis, Vertriebsinformationen, Warenwirtschaft, Besucherinformation, Bibliothek, KFZ-Poolverwaltung, Kundenmanagement, Ressourcenplanung oder Skill Management Network.

Für die Zukunft setzen die Befragten bevorzugt auf Anwendungen für Groupware und interne Kommunikation oder auch auf Datenbankapplikationen (Bild 2).

Anwendungen, auf die die Firmen setzen werden: Interne Kommunikation und Groupware werden für die Zukunft favorisiert.

Interessanterweise liegen nach deren Aussagen die Hauptprobleme für die Weiterentwicklung des Intranets nicht in diesen Bereichen. Generell lassen sich kaum Trends zu den Schwierigkeiten beim weiteren Aufbau des Firmennetzes finden. Die kritischen Punkte reichen von Adreßmanagement, Ausfallsicherheit, Bandbreite, Einwahl von außen bis hin zu den Mitarbeitern und deren fehlender Motivation. Ärger mit kommerziellen Produkten, da diese immer sehr unvollkommen und fehlerhaft sind, ist ein weiterer Schwachpunkt. (sf)

Download der Intranet-Studie (PDF-Datei)