Klassifizierung: Effizienz im Posteingang

Mit AnyDoc Classify präsentiert die ALOS GmbH auf der diesjährigen DMS-Expo eine Klassifizierungslösung für Eingangspost und deren digitale Verteilung. Das Produkt scannt unsortierte Dokumentenstapel und erkennt die Dokumententypen automatisiert.

Die Bestimmung des Dokumententyps erfolgt auf der Basis von Formaten, bestimmten Merkmalen oder auch aufgrund des Dokumentinhalts. Die Lösung unterstützt zudem bei der Klassifizierung eine Suche nach Schlüsselwörtern im Volltext, so ALOS. Die Dokumente werden automatisiert den nachfolgenden Prozessen zugeordnet. Index-Informationen können je nach Anforderung ebenfalls ausgelesen werden, sodass sich die Dokumente später in einem elektronischen Archiv leichter finden lassen. AnyDoc Classify fasst zusammengehörige Seiten zu einem Dokumenten-Set zusammen. Es lassen sich sowohl Image- als auch Textfiles klassifizieren. Die Prozessabläufe für das Produkt können per Drag-and-Drop anlegt werden.

AnyDoc Classify bietet nach Angaben des Herstellers die Grundlage für beschleunigte Prozesse und eine erhöhte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden. Gekoppelt an weitere Komponenten der AnyDoc-Produktfamilie entstehen ganzheitliche Lösungen. So können etwa über AnyDoc Captureit externe Stellen über das Internet in den Posteingangsprozess integriert und damit bereits digital vorliegende Eingangsbelege verarbeitet werden. Der AnyDoc BusinessWorkflow leite die zu verarbeitenden digitalen Dokumente zielsicher an die entsprechenden Mitarbeiter im Unternehmen, heißt es weiter.

Von großem Vorteil für Anwender im Unternehmen sei die hohe Transparenz der Prozesse, die die Einführung einer automatisierten Posteingangsbearbeitung mit sich bringe. Papierbezogene Prozesse dauern viel länger und vermindern die Auskunftsmöglichkeiten. Dagegen könne man auf Basis der elektronischen Verarbeitung sehr schnell erkennen, wer einen Vorgang bearbeitet und wie der aktuelle Status des Dokuments sei, so ALOS. (Detlef Scholz)

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