Projektmanagement

Karrierefalle „unklare Projektaufträge“

Viele Projekte nehmen nicht den (vom Auftraggeber) gewünschten Verlauf, weil die Beteiligten zu Beginn nicht sauber klären: Was ist der konkrete Auftrag? Und: Welche Ziele sollen erreicht werden?

Montagmorgen, bei einem mittelständischen Unternehmen. Produktentwickler Meier trifft Geschäftsführer Huber im Foyer. Huber sagt zu Meier: „Gut, dass ich Sie treffe. Am Wochenende hatte ich eine Idee für ein neues Produkt. Ich weiß noch nicht genau was und wie, aber wir müssen da was entwickeln. Denn damit kommen wir ganz groß raus. .... Bitte kümmern Sie sich darum, dass ….“ Danach verschwindet Geschäftsführer Huber in seinem Büro. Und Herr Meier? Pflichtbewusst engagiert er sich gleich nach dem Gespräch für ein gut qualifiziertes Projektteam und nach einigem Hin und Her hat er es auch zusammen. Schließlich kam der Arbeitsauftrag ja von ganz oben.

Das neu formierte Team startet seine Arbeit lehrbuchmäßig mit einem Projekt-Kick-Off, in dem es erste grobe Meilensteine der Produktentwicklung diskutiert. Danach beginnt das Team das Thema zu bearbeiten. Gemeinsam versuchen die Beteiligten umzusetzen, was Herr Meier in dem kurzen Gespräch mit dem Geschäftsführer im Foyer verstand. So richtig begriffen, was er tun soll, hat er nicht. Dasselbe gilt für seine Teamkollegen. Doch dumme Fragen stellt man in solchen Situationen den „Chefs“ nicht, und schon gar nicht äußert man Zweifel – zum Beispiel bezüglich der Machbarkeit.

Drei Monate später. Der anfängliche Elan ist mittlerweile einer allgemeinen Lustlosigkeit und tiefen Frustration gewichen. Denn das Projekt schreitet nicht wie erhofft voran. Und trotz lehrbuchmäßigem Vorgehen werden die gewünschten Ergebnisse nicht erzielt. Zumindest signalisiert dies die Geschäftsleitung Projektleiter Meier immer wieder.

Nicht vorschnell ja sagen

Solche Prozesse beobachtet man in Unternehmen regelmäßig. Immer wieder werfen in ihnen Auftraggeber irgendwelche Projekte als erste Idee über den Zaun. Und häufig fängt ein noch unerfahrener Projektleiter die nebulöse Projektwolke auf und legt, ohne nachzufragen, los. Die Folge: Er wird fortan seines (Projekt-)Lebens nicht mehr froh – unter anderem weil seinem Auftraggeber die präsentierten Lösungsideen oder bereits umgesetzten Lösungen nie zusagen. „So hatte ich mir das nicht vorgestellt …“

Deshalb gilt vor einem offiziellen Projektbeginn und der Übernahme einer Projektleiterfunktion die Maxime: Kein Projektstart ohne ausführliche Ziel- und Auftragsklärung. Denn für ein Schiff, das seinen Zielhafen nicht kennt, weht kein Wind günstig und ist keine Route richtig. Nachfolgend einige Tipps, wie Sie solche Pannen vermeiden, wenn Ihnen ein Projektauftrag erteilt wird.

Erst wenn die oben genannten Punkte „abgehakt“ sind, sollten Sie sich solchen Themen wie dem Erstellen einer Risikoanalyse und Machbarkeitsstudie oder dem Planen des Projekt-Kick-Offs zuwenden.

Und noch ein Tipp: Beherzigen Sie die obigen Tipps auch aus Eigeninteresse. Denn wenn ein von Ihnen geleitetes Projekt nicht den von den Auftragsgebern erhofften Verlauf nimmt, sagt niemand am Schluss: „Das Projekt fuhr an die Wand, weil wir zu Beginn den Auftrag und die Ziele nicht sauber geklärt haben.“ Nein, es wird heißen: „Der Müller (oder die Wagner) hat einen schlechten Job gemacht.“