IT-Flatrate statt IT-Eigenbetrieb - ein Vergleich

Als Räume und IT-Ausstattung des Versicherungsmaklers Ellwanger & Kramm an ihre Grenzen stießen, suchte der IT-Verantwortliche eine Alternative zum IT-Eigenbetrieb. Der geplante Umzug des 50 Mitarbeiter umfassenden Unternehmens machte deutlich, dass auf jeden Fall Investitionen in Rechenräume, Zugangskontrollen, Klimatisierung und Brandschutz erforderlich würden. Die Lösung für den Betrieb war ein Schwenk vom Selbermachen zum modernen Outsourcing. Heute muss sich Thomas Schaaf, Leiter des kaufmännischen Innendiensts, der für IT und Telekommunikation zuständig ist, keine Sorgen mehr um Verfügbarkeiten und Support machen: "Die Bereitstellung von IT, Telefonie und Services durch externe Service-Provider war die richtige Entscheidung", resümiert Schaaf.

Den kompletten ITK-Betrieb auszulagern, hatten sich vor mehr als zehn Jahren fast nur große Unternehmen zugetraut. Das moderne Outsourcing, das sozusagen in der Cloud seine Höchstform findet, ändert inzwischen vieles. Vor allen Dingen fühlen sich heute auch kleinere mittelständische Betriebe angesprochen. Laut Claudia Blümle, Business Development Manager des IT-Serviceanbieters Datagroup, der sich nun um die IT-Infrastruktur des Stuttgarter Versicherungsmaklers kümmert, ist im Vergleich zu früheren Outsourcing-Modellen die Flexibilität in der Cloud enorm gestiegen. Inzwischen stehe die nutzungsabhängige Bezahlung im Vordergrund. "Heute zahlt der Kunde weder für eine hochdimensionierte Auslegung der IT oder für Services, die kaum oder gar nicht genutzt werden, noch steckt ein Betrieb in langen Laufzeiten fest", erklärt Blümle den Unterschied zu früher.

Das stellte auch der Verlag des Stuttgarter Gesellschaftsmagazins "Top Magazin" vor einem guten Jahr fest, als er den Kauf eines Servers plante. Die Geschäftsführerin Karin Endress stieß bei ihrer Recherche auf ein Geschäftsmodell, das sofort ihr Interesse weckte. Statt sich um Server-Größe und Preisvergleiche zu kümmern - was gleichzeitig die redaktionelle Arbeit am Stadtblatt einschränkte -, bot sich dem Verlag eine attraktive Alternative: eine IT-Flatrate, die eine funktionsfähige IT versprach - egal, wie viele Daten ins Haus strömen und wie beansprucht Speicher und Systeme werden. Und alles zum monatlichen Festpreis. Endress: "Am wichtigsten war uns ein stabiler und sicherer IT-Betrieb, ohne Spezialisten im eigenen Betrieb zu beschäftigen. Die Finanzierungsthematik hat bei der Entscheidung nur eine untergeordnete Rolle gespielt."

Vorteil der Monatsmiete oder Flatrate

Laut Datagroup-Managerin Blümle sind es dennoch meist die Zahlen, die Unternehmen vor der Entscheidung "Eigenbetrieb oder Cloud" interessieren. Seit gut einem Jahr bietet der IT-Dienstleister speziell kleinen und mittelgroßen Unternehmen ein Cloud-Modell an. Darunter versteht das IT-Service-Unternehmen "zentralisiert erbrachte Betriebs- und Infrastrukturdienste über das Internet". Im Leistungspaket mit dem Namen "IT-Flatrate" sind zum Beispiel die anteilige Rechenzentrumsinfrastruktur, die Server-Administration, Microsoft Office und E-Mail, der Zugriff mit Citrix XenApp und eine Service-Desk-Hotline von 8 bis 17 Uhr für alle Fragen rund um die IT gelistet. Wer will, kann nicht allein Server und Speicher des Dienstleisters nutzen, sondern auch PCs, Notebooks und Drucker oder auch den sicheren Zugriff für mobile Endgeräte und den Home-Office-Betrieb - bis hin zum Datenschutzbeauftragten. Die monatlichen Kosten setzen sich aus dem Basispreis und aus den Gebühren für die Zusatzkomponenten zusammen.

In dieser Monatsmiete liegt für Blümle der besondere Charme des neuen Serviceangebots. Betriebswirtschaftlich gesprochen wandern bei der IT-Flatrate der Datagroup die IT-Kosten von Capex zu Opex, also aus dem Anlage- in das Betriebsvermögen. Dadurch entfalle für Unternehmen der Kapitaleinsatz und entstehe der positive Effekt, dass die Bilanz entlastet werde. Ein Blick auf den Betriebskostenvergleich, den die Strategin für Geschäftsentwicklung aufgestellt hat, zeigt, mit welchen Zahlen es kleine Unternehmen oder Startups zu tun haben, wenn sie ihre IT selbst einrichten: Die Neuanschaffung und der Eigenbetrieb für 50 IT-Arbeitsplätze inklusive Lizenzen sowie zwei Servern summiert sich auf die stolze Summe von rund 160.000 Euro. Dazu kommen monatliche Kosten von der Abschreibung der Hardware über Strom und Klimatisierung bis hin zur Administration und Datensicherung in Höhe von 7644 Euro. Auf der anderen Seite des Rechenbeispiels stehen rund 17.000 Euro einmalige Transition-Kosten des Cloud-Modells sowie der monatliche Preis von 125 Euro pro Nutzer. Für 50 Anwender fällt so eine Summe von 6833 Euro im Monat an, inklusive Abschreibung (siehe tabellarische Vergleichsrechnung). Während sich also die monatlichen Kosten eher gleichen, unterscheiden sich die Anfangskosten eklatant.