Investition zahlt sich aus

Prozessdefinitionen

Meta-Verzeichnisse vereinfachen, beschleunigen und sichern Geschäftsprozesse. "Allerdings ist die Definition von Business-Prozessen ein weites Feld und bedarf einer genauen Analyse, um wirkliche Qualitätsverbesserungen zu erreichen", unterstreicht Brinkmann. Der Einsatz eines Meta-Directory wie "DirX" von Siemens erfordert bereits im Vorfeld klare und eindeutige Prozessdefinitionen. Dadurch zeigen sich die Schwachstellen in bisherigen Abläufen und es erhöht sich deren Transparenz für alle Beteiligten. Insgesamt können somit Effizienzsteigerungen erzielt werden, die auch quantitatives Optimierungspotenzial beinhalten.

Meta-Directory-Lösungen sind weder billige noch einfache Anschaffungen, aber sie amortisieren sich in den meisten Fällen schnell. Mit der von GMS Consult entwickelten Software "Telepit" können Lösungen speziell im Telekommunikationsbereich systematisch auf ihre Wirtschaftlichkeit untersucht werden. "Wir betrachten nicht nur Datenbanken, sondern auch die damit verbundenen Prozesse: Was für Datenstrukturen liegen vor, wer nutzt und pflegt was, wie groß ist der Aufwand und welche Abhängigkeiten gibt es", zählt Brinkmann auf.

Für den anfangs erwähnten Elektrotechnikkonzern mit 36 000 PC-Anwendern hat Brinkmann errechnet, dass unter Beibehaltung des Status Quo das Unternehmen über einen Zeitraum von rund fünf Jahren knapp 24 Millionen Mark als Aufwendungen für die Aufgaben, die durch ein Meta-Directory erledigt werden könnten, kalkulieren müsste. Diese Kosten beinhalten sowohl anfallende Finanzierungskosten, die um Abschreibungen bereinigten Investitionskosten und die laufenden Kosten. Bei Einsatz eines Meta-Verzeichnisses wären es lediglich knapp 12 Millionen Mark, die in die vollständige Einrichtung und Betrieb eines Meta-Directory-Dienstes zu investieren sind. Untersuchungen der Radicati Group aus den USA zeigen ebenso deutlich, dass ein Return on Investment innerhalb weniger Jahre erreichbar ist. Radicati fand einen Durchschnitt von 300 Prozent in drei Jahren.

"Einerseits sind es deutliche Zahlen, die für ein Meta-Directory sprechen", unterstreicht Brinkmann, "andererseits sind es gerade die qualitativen Merkmale, die die Lösung so attraktiv für verschiedenste Unternehmen machen." Heutzutage sehen sich immer mehr IT-Abteilungen in Konkurrenz zu externen Dienstleistern. Insbesondere bei eigenständigen Profitcentern muss das Angebot wettbewerbsfähig sein. Mit einer durch Meta-Directories optimierten Informationsstruktur können die Leistungen ohne großen Zusatzaufwand ständig erweitert werden. Das Unternehmen kann zum Beispiel ein internes Wissensmanagement-System aufbauen. Wichtige Zusatzkenntnisse von Mitarbeitern können so unternehmensweit gezielt aufgeführt und genutzt werden. Die Einträge pflegen zum Teil die Mitarbeiter selbst, da ein Meta-Directory die Zugriffsrechte detailliert regelt. Aber auch die Arbeit des Administrators vereinfacht sich entscheidend. So wird etwa die Anmeldung eines neuen Mitarbeiters an seinem NT-Server oder die Einrichtung seines E-Mail-Kontos automatisiert.

Das DirX Meta-Directory zum Beispiel ist nach Ansicht des Herstellers für den verteilten Einsatz in großen Konzernen, die auf aktuelle Datenbestände angewiesen sind, besonders geeignet. Des Weiteren ist die Anwendung für Behörden, die meist auf viele Standorte verteilt sind, sehr wirtschaftlich. Für Internet Serviceprovider (ISP) oder Telecom-Carrier, die für Hunderttausende bis Millionen von Kunden bestimmte Dienstmerkmale bereitstellen müssen, ist der Einsatz eines Directories geradezu ein Muss. Hier ist ein ROI in relativ kurzer Zeit erreichbar. Doch auch bei kleineren Unternehmen kann sich der Einsatz bezahlt machen, wenn gewisse Strukturmerkmale wie etwa Globalität erfüllt werden. Hier sollte jedoch auf alle Fälle die Situation genau analysiert werden. "Im Prinzip ist der Einsatz für jeden Unternehmenstyp denkbar", erklärt Dr. Brinkmann. "Die räumliche Verteilung spielt hier eine Rolle, aber entscheidend ist die Komplexität der anzubindenden Verzeichnisse."

Die folgende Fallstudie hat GMS Consult in einem Unternehmen durchgeführt, dessen Name anonymisiert ist, da das Beratungsunternehmen die Identität ihrer Kunden nicht preisgibt. Mit den beispielhaften Daten ergibt sich jedoch ein gutes Bild dessen, was der Einsatz eines Meta-Directory-Dienstes in mittleren bis großen Unternehmen unter wirtschaftlichen Aspekten bedeutet.

Die Aktiengesellschaft A ist über 350 Standorte verteilt. Das Unternehmen hat 80 000 PC-Nutzer und 95 000 Personen mit Mail-Zugang. Untersucht wurde die Wirtschaftlichkeit einer geplanten Meta-Directory-Lösung. Mit dieser soll eine plattformübergreifende, integrierte Administration erreicht werden sowie eine einheitliche Benutzeroberfläche. Bei der Untersuchung wurde der Einsatz von Siemens DirX mit der bestehenden Situation und einer Wettbewerbslösung verglichen. Die Wettbewerbslösung würde eine globale Administration des IT-Netzes umfassen und mittels Scripts auf die angrenzenden Verzeichnisse synchronisiert werden.

Insgesamt gibt es zehn übergreifende Verzeichnisse mit personenbezogenen Daten. Die Administration der Verzeichnisse erfolgt dezentral an den einzelnen Standorten. Ein weiteres Problem sind zeitliche Verzögerungen. "Wenn heute ein Sachbearbeiter eine Mehrfachänderung vornimmt, dauert es eine Woche, bis die Änderungen zwischen den Datenbanken synchronisiert sind. Mitunter können Phasenverschiebungen den Vorgang auch auf bis zu zwei Wochen anwachsen lassen", weiß Brinkmann. "Mit einem Meta-Directory dagegen erscheinen diese Änderungen tagesaktuell auf jedem Verzeichnis."

Der Einsatz des Meta-Directory könnte sich im ersten Schritt auf folgende Bereiche konzentrieren: zentrale Datenverwaltung an einer Stelle im System, Benutzerkennzeichenverwaltung, Synchronisation mit dem E-Mail-System, E-Mail-Adressbuch, Public Key Infrastructure (PKI) und Telefonbuch. Mögliche Erweiterungen in einem zweiten Schritt wären, das Meta-Directory als zentrale Informationsdrehscheibe und konzernweiten Referenzpunkt einzusetzen und eine rollenbasierte Zugriffssteuerung für E-Commerce-Anwendungen oder Single-Sign-on-Infrastruktur aufzubauen.

Die Gesamtkosten würden etwa fünf Millionen Mark für Anschaffung, Installation und Integration, Schulung und Service plus Upgrades betragen. Die Gesamtsumme für eine Konkurrenzlösung würde bei 2,37 Millionen Mark liegen. Damit wäre das Konkurrenzprodukt bei einer reinen Betrachtung der Investitionskosten um mehr als die Hälfte billiger. Nach der Gesamtbetrachtung von GMS Consult, die auch alle anfallenden Folgekosten und die durch den Einsatz ergebenden Ersparnisse betrachtet, sieht die Situation aber wie folgt aus: Der ROI für die DirX-Meta-Directory-Lösung beträgt bei einem Betrachtungszeitraum von drei Jahren 109 Prozent. Die Gesamtkosten, das heißt Anschaffungs- plus laufende Kosten, der Konkurrenzlösung sind beim Kauf im Vergleich zum Siemens-Produkt nach dieser Betrachtung gleich hoch. Die Beibehaltung der Ist-Situation ist durch den höheren Administrationsaufwand und durch den Wegfall des Einsparungspotenzials durchweg teurer. Der noch nicht umgerechnete qualitative Zusatznutzen der Meta-Directory-Lösung liegt beispielsweise in der Synchronisation von Telekom-Systemen, Einbindung von Workflow-Systemen, Prozessoptimierungen und leichte Erweiterbarkeit.

Weitere Dienstleistungsangebote der internen IT-Abteilung auf der Basis von DirX-Meta-Directory sind etwa: Automatisierung des Formularwesens über das Intranet (Urlaubsscheine, Reisekostenabrechnungen), Zugangskontrollsysteme, Zeiterfassungssysteme und Abrechnung privater Telefonate. Ein weiterer Vorteil ist das Single-Sign-on, das heißt, dass der Anwender sich nur einmal anmeldet (sf)

Zur Person

Dipl- Inf. Kerrin Mayer

ist freie Journalistin in München. Ihre Themenschwerpunkte sind Telekommunikation, Internet-Applikationen und Architektursoftware.