Integration statt Isolation

Unternehmen sind heute täglich mit einer Flut von Informationen konfrontiert, die planvoll bearbeitet, weiterverarbeitet und archiviert werden müssen. Problematisch und hinderlich für diese Prozesse sind dabei neben der immensen Informationsmasse vor allem die vielfältige Struktur der Daten und die diversen Trägermedien.

Medienbrüche sind noch ganz alltäglich

So liegt in vielen Unternehmen immer noch ein wesentlicher Teil von Informationen in Papierform vor - mit allen damit verbundenen Nachteilen wie aufwändige Verwaltung oder Suche. Bei den digital abgelegten Informationen erschweren unstrukturierte Daten wie E-Mails, Textdokumente, Präsentationen oder HTML-Seiten die Weiterverarbeitung. Sie lassen sich nicht ohne Weiteres in ein einheitliches Format bringen und in Datenbanken speichern. Auch die Verteilung auf verschiedene Medien und IT-Systeme macht die Bearbeitung nicht einfacher. Eine Konsolidierung dieses Datenwustes ist komplex, aufwändig und teuer.

Enterprise Content Management (ECM) soll diese Probleme lösen und als „Informations-Lebensader“ den Zugriff auf Unternehmensinformationen einheitlich regeln. ECM-Systeme führen strukturierte und unstrukturierte Daten aus verschiedenen Quellen zusammen und stellen sie berechtigten Mitarbeitern ohne Hindernisse oder Medienbrüche zur Verfügung. Eingesetzt werden dabei Methoden aus den Bereichen Dokumenten-Management, Collaboration/Groupware, Web-Content-Management, Workflow/Business Prozess Management und Storage/Archivierung.

ECM – die Informationslebensader

Viele Unternehmen haben das Potential und den Nutzen von ECM-Lösungen erkannt. Besonders in Krisenzeiten wird Entscheidern bewusst, wie viel Geld, Zeit und Ressourcen durch schlechtes Management der Inhalte verschwendet wird. Doch von einem umfassenden, ganzheitlichen Ansatz bei der Lösung von Content-Problemen sind viele noch weit entfernt.

Oft erledigen Insellösungen, kaum integrierte Einzelprojekte, das Content Management – hier ein bisschen E-Mail-Verwaltung, dort etwas Web Content Management. Selbst viele ECM-Softwarehersteller bieten lediglich isolierte Baukästen zu einzelnen Content Komponenten. Diese, oft durch eine Mischung aus Zukäufen und Eigenentwicklungen entstandenen, lose zusammengewürfelten „ECM-Suiten“ widersprechen dem Integrationsgedanken und der Idee eines zentralen Unternehmens-Repositorys.

Häufig lose zusammengewürfelte ECM-Suiten

In der Praxis schaden solche Lösungen eher als dass sie etwas nutzen. Inhalte, die über mehrere isolierte Silos verteilt sind, verschärfen die Probleme mit Unternehmensinhalten – etwa dann, wenn zentrale Geschäftsprozesse mit Content versorgt werden sollen. Im besten Fall ist es dadurch schwierig, im schlimmsten Fall unmöglich, die wesentlichen Geschäftsziele zu erreichen. Die impliziten Barrieren zwischen den verschiedenen Content-Systemen erschweren zudem den umfassenden Support, der für grundlegende Geschäftsprozesse von Nöten ist.

ECM ist eben mehr als die reine Aneinanderreihung von Softwarekomponenten. Erst die Integration aller Teilbereiche zu einer einheitlichen und ganzheitlichen ECM-Plattform fördert das Potential von ECM zu Tage - und macht es mit der Verfügbarkeit aller Inhalte zur pulsierenden Lebensader eines Unternehmens. Es ist wesentlich effizienter, Verknüpfungen und Erweiterungen zu den einzelnen Content-Einheiten bereitzustellen als hochkomplexe Insellösungen aufzubauen, die teuer und komplex in der Wartung und Pflege sind – und dabei meist störanfällig bleiben.

Integriertes ECM am Beispiel Universal Content Management von Oracle

Damit ECM wirklich effektiv sein kann, müssen viele Anwender im ganzen Unternehmen über eine einheitliche ECM-Plattform die damit verknüpften Möglichkeiten optimal ausschöpfen. Oracle bietet mit Universal Content Management (UCM) eine solche integrierte ECM-Plattform. Die Software vereint Disziplinen wie Dokumenten- und Web-Content-Management, digitales Asset-Management, Records- und Retention Management und Archivierung unter einem Dach. So werden Mitarbeiter optimal dabei unterstützt, die für ihre tägliche Arbeit notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen.

UCM lässt sich sehr einfach mit Inhalt füttern. Beispielsweise können Word-Dateien und andere Dokumente einfach ins Content-System überführt werden, indem sie per Drag & Drop auf einen UCM-Ordner im Windows-Explorer bewegt werden. UCM versieht die Dateien dabei automatisch mit Metadaten. Ähnlich bequem lassen sich E-Mails und Anhänge in Outlook via UCM verwalten. Hier werden die entsprechenden elektronischen Briefe ebenfalls in einen UCM-Ordner transferiert, in welchem sie sich anschließend komfortabel durchforsten lassen.

Automatische Konvertierung der Dokumente

Alle Inhalte werden nur einmal im System abgelegt und können mit Hilfe von automatischer Konvertierung beispielsweise in Standard-Formaten wie PDF archiviert oder als HTML-Datei ohne Medienbrüche auf den Webseiten wiederverwendet werden. Ändert sich der Inhalt eines Dokuments, lassen sich die daraus auf der Webseite bereitgestellten Informationen automatisch oder einem definierten Prozess folgend, aktualisieren.

Durch die konsequente Verwendung offener Standards und Schnittstellen können andere Systeme sämtliche Funktionen von Oracle UCM verwenden, um die eigenen Funktionalitäten zu ergänzen. Benutzerfreundliche Weboberflächen, eine Integration in bestehende Lösungen wie den Microsoft Windows Explorer, Microsoft Office oder Adobe Acrobat Reader und ein auf Rollen basierendes Sicherheitskonzept ermöglichen Mitarbeiter, alle ihnen zugänglichen Informationen auszutauschen, in Projektteams zu nutzen und zur allgemeinen Verfügbarkeit zu veröffentlichen.