ECM bei der Unicredit-Tochter HypoVereinsbank

HVB in Krisenzeiten weisungssicher

Bei Banken sind Leitlinien über regelkonforme Vorgehens- und Verfahrensweisen die Grundlage für die Zusammenarbeit. Dank eines neuen Weisungs-Managements bietet die HypoVereinsbank ihren Mitarbeitern qualitätsgeprüfte Vorgaben – und ist auch für internationale Konzernfragen und externe Kontrollen gerüstet.

Ob es um ein Darlehen für eine private Immobilien geht, um eine Beratung für eine solide Geldanlage oder um einen Investitionskredit für ein mittelständisches Unternehmen: die Mitarbeiter eines Finanzinstituts benötigen auf allen relevanten Zuständigkeitsebenen genaue Weisungen über Verantwortlichkeiten, Produkte und Prozessabläufe, über Handlungsspielräume und deren Grenzen – und zwar sowohl im Umgang mit Kunden und externen Stellen als auch intern. Grundlage für diese Vorgaben sind zum einen internationale Direktiven, nationale Gesetzen sowie eine Vielzahl von Verfahrensverordnungen und Richtlinien der Aufsichtsbehörden.

„Je genauer Prozesse dokumentiert sind, desto besser ist die Risikosteuerung und desto schneller lassen sich Prozesse auch modifizieren“, sagt Thomas Jaschke, Corporate Organization & Operations, HypoVereinsbank.
„Je genauer Prozesse dokumentiert sind, desto besser ist die Risikosteuerung und desto schneller lassen sich Prozesse auch modifizieren“, sagt Thomas Jaschke, Corporate Organization & Operations, HypoVereinsbank.

Hinzu kommen bankenspezifische Standesregeln sowie unternehmenseigene Weisungen, die ebenso bei allen Aktivitäten und Geschäftstätigkeiten zu beachten sind. Die Menge an Vorgaben und Vorschriften zu sammeln und systematisieren, zu aktualisieren und zu archivieren – das lässt sich nur im Rahmen eines Enterprise-Content-Managements (ECM) bewältigen.

Prozessbeschreibungen füllen 10 000 Webseiten

Bei der HypoVereinsbank füllten diese Prozessbeschreibungen mehr als 10.000 Websiten, für deren Inhalte mehr als 300 Autoren verantwortlich zeichneten. Für das Veröffentlichen der Inhalte waren vier Mitarbeiter zuständig. Jede noch so kleine Änderung zog einen hohen Abstimmungsaufwand nach sich. „Je nach Fachthema waren manchmal bis zu zwanzig Ansprechpartner in diesen Review-Prozessen beteiligt“, berichtet Thomas Jaschke, vom Corporate Organization & Operations-Bereich der HypoVereinsbank.

Word-Dokumente wurden per Mail mehrfach überarbeitet und herumgeschickt, bis die Inhalte freigegeben werden konnten. Mit der Umstellung auf die inxire ECM-Suite haben sich viele dieser Engpässe erledigt. Die Autoren selbst sorgen nun über einen webbasierten Editor für die Aktualisierungen in ihren Dokumenten. Diese sind zentral im System hinterlegt und leicht auffindbar. Einfache Weisungen lassen sich nach dem Vier-Augen-Prinzip nun innerhalb weniger Stunden verändern und freigeben.

Infos über Änderungen laufen zentral

Aber selbst bei komplexeren Themen hat sich der Workflow wesentlich vereinfacht: Statt mehrerer Word-Versionen gibt es jetzt nur noch eine zentrale Version, in der sämtliche Änderungsvorschläge der Beteiligten sichtbar sind und im Lauf des Review-Prozesses vom Autor schnell akzeptiert oder abgelehnt werden können. Über Änderungen wird an zentraler Stelle informiert – und auch durch einen Aboservice, mit dem jeder Mitarbeiter die Neuheiten über die für ihn wichtigen Themen abonnieren kann. Insgesamt bietet das Weisungswesen den Mitarbeitern damit eine übersichtliche Orientierung und klare Leitlinien für alle denkbaren Fragen rund um ihre Aufgabengebiete. Und das schafft Sicherheit auch in Krisenzeiten, denn wie Thomas Jaschke betont: „Je genauer Prozesse dokumentiert sind, desto besser ist die Risikosteuerung und desto schneller lassen sich Prozesse auch modifizieren.“

Italienische Gesetzesvorgaben beachten

Die auf Oracle basierende inxire ECM Suite ist mehrsprachig und passt in jede IT-Landschaft – wegen der Konzernzentrale im italienischen Mailand ein für die HypoVereinsbank entscheidender Aspekt. Alle relevanten Weisungen und Prozesse sind nun in der Konzernsprache Englisch hinterlegt. Auch das ist mit dem Autorentool relativ einfach zu steuern. Der interne Nutzen ist aber nur die eine Seite der Medaille. Von elementarer Bedeutung ist darüber hinaus die gesetzeskonforme Umsetzung auf internationaler Ebene: „Da die Konzernmutter in Italien ihren Sitz hat, waren auch die italienischen Gesetzesvorgaben nach 262/2005 zu beachten“, erläutert Thomas Jaschke. Eine wichtige Vorgabe ist unter anderem die Revisionssicherheit – so die international vereinbarte Gesetzeslage. Alle Prozesse sind en detail zu dokumentieren und die Frage „Wer hat wann was getan“ muss auch Jahre später noch rekonstruierbar sein.

In Deutschland nehmen die Bundesbank und die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Bafin) das bankinterne Dokumentationssystem gründlich unter die Lupe. „Erst Ende letzten Jahres hatten wir zwei Prüfer im Haus, die die Einhaltung der Vorgaben vor Ort kontrolliert haben,“ berichtet Thomas Jaschke, „aber wie erwartet gab es für unser Weisungs- und Dokumentationsmanagement grünes Licht.“