Lösungen

Hauptsache Hauptformular

Master- und Detail-Tabellen

Bild 1 zeigt die neue Struktur dieser Datenbank mit ihren Tabellen und Feldern. Wesentlicher Punkt dabei ist, dass alle Tabellen mit den Kunden über das Feld Kunden-Code verknüpft sind und die Tabelle Kunden für alle anderen Detail-Tabellen die Master-Tabelle ist.

Bild 1: Beziehungen in der Beispieldatenbank.
Bild 1: Beziehungen in der Beispieldatenbank.

Schon in der Ansicht der Kunden-Tabelle selber unterstützt Access ab Version 2000 solche 1:n-Beziehungen mit einer Untertabelle. Diese wird wie in Bild 2 angezeigt, wenn Sie auf das Pluszeichen vor jedem Datensatz klicken. Sie können die dann angezeigte Untertabelle jederzeit im Tabellenentwurf in der Eigenschaft Unterdatenblattname ändern.

Bild 2: Unterdatenblätter einer Tabelle.
Bild 2: Unterdatenblätter einer Tabelle.

Das ist mit minimalem Aufwand eine gar nicht so schlechte Lösung für Entwickler. Nur für End-anwender ist das so nicht besonders übersichtlich.

Bild 3: AutoFormular, basierend auf der Tabelle Kunden.
Bild 3: AutoFormular, basierend auf der Tabelle Kunden.

Wenn Sie auf dieser Tabelle Kunden basierend ein AutoFormular erstellen lassen, wird die gleiche Struktur auch im Formular abgebildet. Das mag ein wenig hübscher sein, wie in Bild 3 zu sehen ist, verschärft die Probleme aber nur noch. Die meisten Benutzer sind nicht nur von zwei übereinander liegenden Navigationsleisten völlig überfordert. Vor allem bei der Suche nach einem bestimmten Kunden wenden sie die Techniken an, die sie aus anderen Suchformularen oder dem Internet kennen: Sie tippen in das gewünschte Feld den zu suchenden Namen ein und bestätigen mit [Return]. Dann wundern sie
sich, dass nichts passiert ist, und verlassen das Formular. Spätestens jetzt aber ist der Stammdatensatz des Kunden mit diesem geänderten Inhalt gespeichert worden.

Natürlich können Sie die Formularfelder gegen solche Missgeschicke einfach mit Schreibschutz versehen. Aber leider verlieren damit Ihre Access-Benutzer auch die richtigen Suchmöglichkeiten, wie sie etwa im Menü Datensätze Filter angeboten werden.