Grundlagen: Lizenzmanagement im Unternehmen

Ab wann lohnt sich professionelles Lizenzmanagement

Grundsätzlich gilt, dass sich Lizenzmanagement allein aufgrund der rechtlichen Aspekte immer „lohnt“. Nach Auffassung von Gartner trägt proaktives Lizenzmanagement zudem dazu bei, bis zu 30 Prozent der Kosten im operativen Betrieb (TCO) einzusparen. Dies berücksichtigt dabei auch Nebeneffekte wie beispielsweise die Umstellung von Retail- auf kostengünstigere Volumenlizenzen. Wer sein persönliches Einsparpotenzial ermitteln will, kann sich dies exemplarisch von Microsofts SAM-ROI-Assessment innerhalb von fünf Minuten berechnen lassen. Hierbei geht es nicht um die Lizenzierung von Microsoft-Produkten, sondern allgemein darum, welche Erfolge durch bestimmte Verfahren erzielbar sind.

Ob und wenn ja wie viel ein Unternehmen dann in eine professionelle Lösung investieren muss, hängt hingegen von verschiedenen Faktoren ab: Im günstigsten Fall reicht bereits eine einfache Excel- oder OpenOffice-Tabelle, um die im Unternehmen vorhandenen Lizenzen in Form einer Lizenzbilanz den eingesetzten Software-Paketen gegenüberzustellen. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass man einerseits weiß, welche Software auf allen Rechnern im Betrieb installiert ist und auch tatsächlich genutzt wird. Andererseits muss der Administrator natürlich über alle im Unternehmen vorhandenen Lizenzen informiert sein und sich im Klaren darüber sein, wie diese genutzt werden dürfen.

Ein Beispiel: Eine Werbeagentur hat eine überschaubare Anzahl von Programmen wie das vorinstallierte Betriebssystem, eine Office-Suite und ein paar Grafikwerkzeuge im Einsatz. Bei den Anwendungen handelt es sich zudem um sogenannte Retail-Versionen mit einem klaren Lizenzmodell. Hier kann eine Tabellenkalkulation oder selbst gestrickte Datenbank absolut ausreichen, um über Soll und Ist der Software-Nutzungsrechte Buch zu führen. Schwieriger wird es dann, wenn viele Rechner regelmäßig inventarisiert werden müssen oder Software mit komplexeren Lizenzmodellen zum Einsatz kommt.