Ratgeber Business
Google-Tools für Ihr Unternehmen
Google stellt eine Reihe von Programmen zur Verfügung, die sich auch für Unternehmen eignen. Wir stellen nützliche Google-Business-Tools vor.
Google ist so allgegenwärtig in unserem täglichen, digitalen Leben, dass die meisten Dienste mittlerweile allgemein bekannt sind. Doch es gibt zahlreiche Services, die insbesondere für Business-Nutzer interessant sind - und wir reden hier nicht bloß von Google Docs, Sheets, Slides und Analytics.
Wir haben zehn der nützlichsten Google-Services für Sie zusammengetragen, mit denen Sie Ihre Produktivität verbessern, Ihr Team immer auf dem gleichen Stand halten und Ihre Firma vermarkten. Vielleicht nutzen Sie bereits einige der Dienste in Ihrer Freizeit - etwa Google Hangouts. Aber auch diese "Spaß-Programme" können sich als ernsthafte Business-Dienste entpuppen.
- Google Places für Unternehmen
Mit Google Places für Unternehmen können Sie Ihrer Google-Datenbank wichtige Firmendetails hinzufügen, ohne etwas dafür zu bezahlen - also nicht nur Name, Adresse und Telefonnummer, sondern etwa auch Unternehmenskategorie, akzeptierte Zahlungsmethoden und Liefergebiete. Die Informationen - die auch eine kleine Karte beinhalten - tauchen in allen relevanten Google-Suchergebnissen auf. Google Places erstellt für Sie eine Vorschau davon, wie Ihre Auflistung aussehen wird. Der Service ist grundsätzlich kostenlos, allerdings ermutigt Sie Google des öfteren dazu, die Sichtbarkeit Ihrer Firma durch das Hinzukaufen einer AdWords-Werbeanzeige zu erhöhen. - Zwei-Schritt-Bestätigung für Google-Konten
Wenn Sie Nachrichten über Hacker, die sich Zugang zu passwortgeschützten Daten verschafft haben, nervös machen, dann denken Sie über die Aktivierung von Googles Zwei-Schritt-Bestätigung zum Konto-Login nach. Das fügt dem normalen Login ein zweites Passwort hinzu: ein Code, den Google an Ihr Handy oder Festnetz schickt, oder den Sie auf einem Zettel Papier immer mit sich tragen (für den Fall, dass Sie gerade nicht in der Nähe eines Telefons sind). Nach der anfänglichen Einrichtung, können Sie innerhalb von 30 Tagen sichere Computer festlegen, auf denen dann auf das Zusatzpasswort verzichtet wird. Sie können natürlich auch jederzeit wieder sichere Computer aus dieser Liste entfernen. - GMail Priority Posteingang
Gmail setzt automatisch gelbe Pfeile neben Nachrichten in Ihrem Posteingang, von denen es - basierend auf Googles Algorithmen - glaubt, Sie könnten sie für wichtig halten. Die Auswahl können Sie modifizieren (indem Sie auf die Pfeile klicken), um Google dabei zu helfen, seinen Algorithmus zu verbessern. Diese optischen Hinweise sparen Ihren Zeit, wenn Sie sich durch Ihre Mailbox klicken - doch Sie können den Vorgang mit Gmails Priority Inbox Funktion noch weiter beschleunigen. Klicken Sie dazu einfach auf den Dropdown-Pfeil in Ihrem Posteingang in der linken Navigationsleiste und wählen Sie dann "Wichtige zuerst". Das sammelt alle Ihre ungelesenen, als wichtig markierten Nachrichten ganz oben in Ihrem Postfach. Wenn Sie zurück zur Standard-Sortierung wollen, wählen Sie einfach wieder "Klassisch". - GoMo
In der Smartphone-Ära reicht es meist nicht, eine Webseite ausschließlich für Desktop-Browser zu kreieren. Googles GoMo ist eine Seite für Unternehmen, die sich dafür interessieren, eine Smartphone-freundliche Webseite zu erstellen oder zumindest testen wollen, wie zugänglich ihre bestehende Seite für Mobilnutzer ist. GoMo verfügt über ein Tool, das Ihnen zeigt, wie Ihre Seite auf Mobilgeräten aussieht und ihren Wert für Mobilnutzer einschätzt, indem es den Nutzern einige Fragen stellt - zum Beispiel, ob die Links auf der Seite mit dem Daumen aufgerufen werden können. Wenn Sie sich dann dafür entscheiden, eine mobile Webseite einzurichten, stellt GoMo Links zu Entwicklern bereit, die Ihnen bei der Arbeit helfen können. - Google Formulare
Die Google Formulare, ein leistungsstarkes und einfach zu benutzendes Umfrage-Tool, gibt's als kostenloses Add-on für Google Drive, das Sie über den Chrome Web Store herunterladen können. Erstellen Sie damit eine Umfrage aus Fragevorlagen (und Typen wie Multiple-Choice, Checkboxen, Skalen oder Textantworten) und veröffentlichen Sie sie dann entweder in einem Google+ Hangout oder via E-Mail. Empfänger übermitteln die fertig ausgefüllte Umfrage, indem sie auf einen Button am Ende des Formulars klicken. Die Umfrage selbst und ihre Antworten werden automatisch in Ihrem Google Drive gespeichert. Die Ergebnisse können Sie sich entweder zusammengefasst (mit automatisch erstellten Grafiken) oder in einer Tabelle anzeigen lassen. - Smart Rescheduler für Google Kalender
Wenn Sie ein Meeting umplanen müssen, das Sie bereits im Google Kalender eingetragen haben, werfen Sie normalerweise einen Blick in die Terminkalender aller Teilnehmer, um einen Termin zu finden, an dem alle Zeit haben. Alternativ aktivieren Sie den Smart Rescheduler in den Google Kalender Labs (Zugriff über das GCal-Einstellungsmenü) und lassen Google die Arbeit für Sie machen. Einmal aktiviert, erscheint der Smart Rescheduler als ein Widget auf der rechten Seite des Kalender-Fensters; um es zu benutzen, markieren Sie die Veranstaltung, die Sie umplanen wollen und klicken Sie auf den Link "Neuen Termin finden". Sie erhalten daraufhin eine Liste von Alternativterminen, jeden einzelnen mit einem "Termin festlegen"-Button. - Google Voice Global Spam Filtering
Unglücklicherweise ist Spam nicht mehr länger alleinig auf Ihr Mail-Postfach beschränkt. Insbesondere Robocalls können eine zeitintensive Angelegenheit sein. Doch genauso wie Gmails Spamfilter relativ effektiv die Spreu vom Weizen trennt, besitzt Google Voice (Googles universeller Anrufweiterleitungs- und Voicemail-Service) diverse Tools, um ungewollte Robocall-Anrufe auszurangieren, bevor sie durchgestellt werden. Federführend ist dabei das Tool Global Spam Filtering, das automatisch Anrufe von Nummern aussortiert, die Google als Spamquellen identifiziert hat. Aktivieren Sie es, indem Sie bei den Einstellungen von Google Voice auf "Anrufe" klicken. - Google+ Hangouts
Google bewirbt seine Hangouts oft als einen Video-Chatraum für Freunde und Familie, doch die Chaträume haben auch einige Funktionen, die sie interessant für die Business-Nutzung machen. Sie können darin nicht nur mit bis zu zehn Teilnehmern kommunizieren, Sie können auch gemeinsam an Google-Drive-Dokumenten arbeiten, Ihren Bildschirm mit den anderen teilen oder Drittanbieter-Apps ausführen. Ein Hangout verfügt zwar nicht über alle Funktionen, die beispielsweise eine bezahltes Web-Konferenz-Tool wie WebEx oder GoToMeeting bietet, für die meisten Teamarbeiten reicht es hingegen meistens - und ist zudem kostenlos. - Google+ Seiten für Unternehmen
Die Google+ Seiten sind Googles Äquivalent zu den Facebook-Seiten - allerdings mit einer Reihe von Individualisierungsoptionen, die speziell auf Unternehmen zugeschnitten ist. Sie beginnen damit, Ihren Unternehmenstyp auszuwählen, fügen dann Inhalte wie ein Cover-Foto, Ihr Logo und eine kurze Beschreibung hinzu. Als Gründer der Seite können Sie auch andere Nutzer zu Administratoren ernennen oder sogar die Rechte an der Seite an jemand anderen übertragen. Sie können die Seite dazu nutzen, Ihre Firma mit Fotos, Videos, News, Links zu Hangouts und anderen Dingen zu bewerben.
Google und Datenschutz
Nicht erst seit Prism steht Google im Verdacht, amerikanischen Sicherheitsbehörden und Geheimdiensten Zugang zu Userdaten zu ermöglichen. Letztlich ist nicht ausgeschlossen, dass so Daten deutscher User auch zum Zweck der Wirtschaftspionage genutzt werden könnten. Geschäftskritische Daten sollten daher bei der Nutzung von Google-Diensten vorsichtshalber außen vor gelassen werden.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der TC-Schwesterpublikation PC-Welt.