Geschäftsprozesse am Bildschirm steuern

Bewegung kommt in den Markt der Business Intelligence Tools (BI). Dafür sorgen neue Software-Werkzeuge, mit denen die bislang als Anwendungsinseln eingesetzten Instrumente in Enterprise-Resource- Planning-Systeme integriert werden.

Von: Dr. Manfred Buchner

Intelligenz, so definiert der Duden, ist "eine besondere geistige Fähigkeit". Die Erwartungen sind also hoch gesteckt, wenn in der Informationstechnologie immer häufiger von "Business Intelligence" gesprochen wird: Wird Business damit intelligent? Die Absicht ist zumindest da, denn Business Intelligence (BI), so die einhellige Meinung der Fachleute, ist der Sammelbegriff für Methoden und Werkzeuge zur Entscheidungsunterstützung. Das klingt wie ein alter Hut, denn wer kennt nicht die unzähligen Entwürfe von Management-Informationssystemen (MIS) aus den 60er-Jahren, oder die vielen Executive- und Decision-Support-Konzepte?

Der Tacho zeigt die zeitliche Verteilung von Durchlaufzeiten. Ganz links wird der kürzeste Weg angezeigt, im Alarmbereich rechts der mit der längsten Dauer.

Doch seit diesen ersten Ansätzen ist in der Informationstechnologie viel passiert, und die Veränderungen haben den Boden für BI-Anwendungen vorbereitet:

- Die Hardware hat eine Verarbeitungs- und Speicherleistung erreicht, welche die Auswertung und Analyse von Massendaten im Echtzeittempo möglich macht.

- ERP-Software (Enterprise Resource Planning) packt in vielen Unternehmen die betrieblichen Geschäftsprozesse in integrierte Datenströme und digitalisiert damit die Administration.

- Datenbanken erlauben eine multidimensionale Speicherung und Auswertung von Daten in Data Warehouses.

- Mit E-Business können Unternehmen über das Internet datentechnisch mit ihrer Umwelt kommunizieren.

- Supply Chain Management und Customer Relationship Management organisieren Geschäftsprozesse unternehmensübergreifend und schaffen digitale Verbindungen zu Kunden und Lieferanten.

Im Zusammenspiel bieten diese Instrumente völlig neue Möglichkeiten der Unternehmensführung, bei denen die häufig noch auf Zahlen des Rechnungswesens basierenden Berichte zwar nicht völlig ausdient haben, aber auf jeden Fall der Ergänzung bedürfen: "Klassische Finanzkennzahlen sind für eine zukunftsorientierte Bewertung der Leistungsfähigkeit eines Unternehmens nicht mehr ausreichend", sagt Gisela Wörner, Chief Information Officer der Eon AG. "Wenn die Absatzzahlen vorliegen, ist es häufig zu spät." Der Düsseldorfer Energiekonzern ist deshalb gegenwärtig dabei, die vorhandenen SAP-Systeme - darunter vor allem R/3 mit 40 000 Usern - prozessorientiert aufzubereiten, um damit ein regelmäßiges Benchmarking der wichtigsten Prozesse zu ermöglichen.

Doch nicht nur Entscheidungen im operativen Geschäft stehen im Blickfeld. Nach Einschätzung der Gartner Group müssen Unternehmen auch ad hoc über strategische Änderungen entscheiden können. Dieser neue Trend wird als "Zero Latency Enterprise" bezeichnet. Gemeint ist eine Unternehmensstruktur, die im Idealfall verzögerungslos auf den Wandel im Markt und auf interne Änderungen reagieren kann. Nach Einschätzung der US-Marktforscher wollen schon in diesem Jahr zirka 60 Prozent der großen Unternehmen den Informationsbedarf durch den Einsatz spezieller Business Intelligence Tools decken. Die Analysten der Gartner Group sind sogar überzeugt, dass in Zukunft nur Unternehmen im Markt erfolgreich agieren können, die ihre Geschäftsprozesse mit solchen Werkzeugen optimieren. Das weltweite Marktvolumen für BI-Produkte umfasst dem Marktforschungsunternehmen Ovum zufolge im Jahr 2000 rund acht Milliarden Dollar. Es wird, so die Prognose, bis 2005 über 50 Milliarden Dollar erreichen.

Zur schnellen Akzeptanz soll ein neuer Standard beitragen, der unter der Bezeichnung Common Warehouse Metadata Interchange (CWMI) im vergangenen Jahr entwickelt wurde. Er soll das Problem der unterschiedlichen Metadaten aus den Datenmanagementsystemen lösen. IT-Unternehmen wie IBM, Oracle, NCR und Hyperion haben damit eine Schnittstelle definiert, die den Datenaustausch mithilfe von XML zwischen E-Commerce-Systemen, Analyseanwendungen und Datenbanken von unterschiedlichen Herstellern regelt.

Unter dem Begriff Decision-Support-Systeme, kurz DSS, versuchen Softwareanbieter schon seit Jahren, dem wachsenden Bedürfnis des Managements nach entscheidungsrelevanten Informationen gerecht zu werden. Es handelt sich zum großen Teil um Instrumente, mit denen Datenbanken ausgewertet werden. Data Warehouses speichern Daten aus verschiedenen Informationsquellen nach unterschiedlichen Merkmalen. Werkzeuge wie Data Mining und OLAP (Online Analytical Processing) analysieren die gespeicherten Informationen.

Die bislang eher als Anwendungsinseln eingesetzten BI-Werkzeuge werden neuerdings verstärkt in Unternehmensanwendungen integriert. Anbieter einschlägiger BI-Tools wie CA/Platinum, Business Objects, Cognos, Micro Strategy und SAS Institute bauen dazu ihre Werkzeuge mit Schnittstellen und Adaptoren aus. Durch größere funktionale Tiefe bei gleichzeitiger Integrationsmöglichkeit versuchen sie, dem Bestreben der Anbieter von Standard-Anwendungssoftware zuvorzukommen, eigene BI-Funktionalität in ihre Pakete einzubauen. Zumeist orientieren sich diese an modernen Instrumentarien der Unternehmensführung wie dem Balanced-Scorecard-Ansatz. Das von SAP propagierte "Management Cockpit" oder Hyperions "Activity Based Management" zielen in diese Richtung.

Der Vergleich von Liegezeiten in der Auftragsabwicklung nach regionalen Büros eines Unternehmens weist größere Unterschiede aus und lässt auf ein erhebliches Verbesserungspotential schließen.

So nützlich diese Methoden in vielen Situationen auch sind, sie haben einen großen Nachteil. Helmuth Gümbel von der Beratungsgesellschaft Strategy Partners in München: "Data Warehouse ist eine wichtige Voraussetzung für so etwas wie BI, weil dort Daten gesammelt, übersichtlich zusammengestellt und analysiert werden. Es fehlt aber eine Zuordnung dieser Daten zu Geschäftsprozessen." Mit Business Process Intelligence wird genau das versucht. Man erfasst die Prozesse zum Beispiel nach Häufigkeit und vor allem nach zeitlichen Merkmalen: Wie lange dauern sie? Zu welchem Zeitpunkt laufen sie ab? Weitere Ausprägungen sind denkbar: Etwa Qualitäts- und Kostengesichtspunkte oder auch die Auswirkungen von Prozessschritten auf das Kundenverhalten. Ganz neue Ansätze versuchen sogar, aktuell laufende Vorgänge einzubinden. Mit Business Process Intelligence, wie es IDS Scheer versteht, wird genau das versucht.

Prozessorientierte BI-Tools wollen folgende Aufgaben lösen:

- Automatische Messung von Ist-Prozessen aus laufenden Anwendungssystemen,

- Schwachstellenanalyse in den betrieblichen Abläufen,

- Benchmarking von Prozessleistungen,

- aktuelle Frühwarnungen bei drohenden Planabweichungen,

- frühzeitige Effizienzmessung von Verbesserungsmaßnahmen und

- Anhaltspunkte für Optimierungspotenziale liefern

Was die neue Gattung der Business Intelligence in der Praxis leistet, hat Wilhelm Berning bei der Deutschen Telekom Immobilien und Service GmbH (kurz DeTe Immobilien - DTI) bereits ausprobiert. Der Leiter Prozess- und Datenmanagement wollte sich "Transparenz bei der Bearbeitung von Kundenaufträgen verschaffen und detaillierte Informationen zum Beispiel über Prozesslaufzeiten, Organisationsbrüche und Ähnliches bekommen." Mit dem "Performance Process Manager" (PPM), einem seit der CeBIT 2001 in der Version 2.0 auf dem Markt angebotenen Software-Tool der IDS Scheer AG, lassen sich Geschäftsprozesse während des laufenden Betriebs messen, in Kennzahlen fassen und optisch zum Beispiel im Rahmen des Programmteils Management Cockpit wie auf einem Tacho darstellen, unabhängig vom eingesetzten ERP-System. IT-Manager Berning erklärt: "Dabei stellte sich heraus, dass es zwischen unterschiedlichen Organisationseinheiten zum Teil unnötig lange Prozesslaufzeiten gibt, insbesondere dort, wo Organisationsbrüche die Effektivität des Prozesses hemmen." (sf)

Zur Person

Dr. Manfred Buchner

ist freier Journalist in Alfter bei Bonn. Sein Spezialgebiet sind IT-Themen und Firmenreportagen.