Exchange-Praxis: Aufbewahrungsrichtlinien richtig einsetzen

Aufbewahrungs-Tags (Retention Tags) erstellen

Aufbewahrungs-Tags können Sie nur in der Exchange-Verwaltungs-Shell erstellen. Dazu verwenden Sie das CMDlet new-retentionpolicytag. Mit dem CMDlet get-retentionpolicytag lassen Sie sich die Tags anzeigen. Neben der Hilfe in der Verwaltungs-Shell über die Optionen -detailed und -examples finden Sie auf Microsofts TechNet ausführliche Informationen zu Parametern und Syntax der beiden CMDlets.

Im folgenden Beispiel erstellen Sie das Aufbewahrungsrichtlinien-Tag für den Standardordner Gelöschte Elemente. Durch Anwendung des Tags löscht Exchange die enthaltenen Elemente nach 30 Tagen permanent:

New-RetentionPolicyTag "Gelöschte Objekte" -Type "DeletedItems" -Comment "Gelöschte Objekte werden nach 30 Tagen permanent gelöscht" -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

Wollen Sie ein Tag wieder löschen, verwenden Sie das CMDlet remove-retentionpolicytag. Anschließend können Sie den Namen des Tags eingeben und dieses löschen lassen. Mit

get-retentionpolicytag |fl

überprüfen Sie, ob das Tag gelöscht wurde.

Mit dem Befehl

get-command *retention*

lassen Sie sich alle verfügbaren CMDlets für Aufbewahrungsrichtlinien anzeigen.

Im folgenden Beispiel erstellen Sie das persönliche Tag BusinessCritical. Elemente, auf die das Tag angewendet wird, werden nach drei Jahren in das persönliche Archiv verschoben:

New-RetentionPolicyTag "BusinessCritical" -Type Personal -Comment "Kritische Geschäftsmails werden nach 3 Jahren automatisch archiviert" -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 1095 -RetentionAction MoveToArchive

Auf diesem Weg können Sie für verschiedene Ordner beliebige Tags erstellen. Diese wendet Exchange aber erst dann an, wenn Sie sie zu einer Richtlinie zusammenfassen und auf die Empfänger-Postfächer anwenden.