Enterprise Content Management

Eine digitale Poststelle einrichten - die Herausforderungen beim ECM

Nutzen automatischer Erkennung

Das frühe Scannen allein bietet Anwenderunternehmen den Vorteil, die Eingangspost schneller durch die Bearbeitung schleusen zu können und bereits frühzeitig eine hohe Auskunftsfähigkeit herbeizuführen. Wenn Daten innerhalb der Eingangsbearbeitung zudem automatisch erkannt werden, lassen sich überdies Dateneingaben sowohl im Dokumentenerfassungsprozess als auch bei der eigentlichen Sachbearbeitung einsparen. Das gelingt dank erstaunlich leistungsfähiger Erkennungsprodukte (auch "Capture"-Produkte genannt) heute erheblich besser als noch vor wenigen Jahren.

Integration: Einbindung von Capture-Lösungen in Systeme und Abläufe.
Integration: Einbindung von Capture-Lösungen in Systeme und Abläufe.
Foto: Zoeller & Partner GmbH

Lassen sich alle benötigten Vorgangsdaten aus dem Dokumenteninhalt ermitteln, erfolgt immer häufiger eine vollautomatische fachliche Bearbeitung, die sogenannte "Dunkelverarbeitung". Diese Variante bietet natürlich das höchste Einsparpotenzial, bedingt aber besonders gute Erkennungsraten und Sicherheit in der Datenermittlung. Das ist mit heutiger Technik nur für einige vollständig strukturierte Formulare und für wenige zumindest halbwegs strukturierte Dokumente, wie manche Rechnungen, erreichbar.

Zwei Hauptaufgaben: Klassifizierung und Datenermittlung

Für eine geordnete DMS-Ablage und Zuleitung früh gescannter Unterlagen zum zugehörigen Sachbearbeiter müssen in der Regel zwei unterschiedliche Arten fachlicher Zuordnungen stattfinden: Zunächst ist das Dokument in eine vorgegebene Dokumentenklasse einzuordnen ("Vertrag", "Bestellung", "Rechnung" etc.). Anschließend sind die zugehörigen Suchkriterien abhängig von der Dokumentenklasse zu ermitteln, beispielsweise bei Bestellungen die Bestellnummer und der Debitor, bei Rechnungen die Rechnungsnummer und der Kreditor.

Komplex: Hier das Aufgabenspektrum der Erkennungsverarbeitung.
Komplex: Hier das Aufgabenspektrum der Erkennungsverarbeitung.
Foto: Zoeller & Partner GmbH

Erfassungslösungen stellen daher für diese beiden Aufgabenstellungen häufig separate Anwendungsmodule bereit. Diese Trennung ist sinnvoll, denn längst nicht in allen Erfassungsumgebungen werden beide Funktionen - die Klassifizierung und die Datenermittlung - benötigt. So kann eine Vorsortierung von Papierunterlagen, zum Beispiel das Bilden von Rechnungsstapeln, eine elektronische Klassenermittlung entbehrlich machen, wenn die Dokumentenklasse (hier: Rechnung) direkt bei der Stapelanlage angegeben wird. Basis jeglicher Erkennung ist in den meisten Fällen die vorherige Wandlung der Bildinhalte in Text, die mittels OCR-/ICR-Technik (Optical / Intelligent Character Recognition) erfolgt.