Enterprise File Sync and Share

EFSS macht Datenaustausch sicher, effizient und mobil

Nahezu jedes Unternehmen sieht sich derzeit mit dem Thema Enterprise File Sync and Share konfrontiert. Besonders wichtig sind in diesem Zusammenhang die einfache Integration in die Arbeitsprozesse und die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards.
Das Teilen von Informationen via E-Mail ist einfach, aber unsicher. EFSS-Lösungen bieten eine Alternative.
Das Teilen von Informationen via E-Mail ist einfach, aber unsicher. EFSS-Lösungen bieten eine Alternative.
Foto: My Future, Shutterstock.com

Enterprise File Sync and Share (EFSS) stellt die Synchronisierung (File Sync) und den Austausch (Share) von Dokumenten und Dateien in Unternehmen und über die Unternehmensgrenzen hinaus sicher. Der immense Bedarf an entsprechenden Lösungen lässt sich leicht belegen: Information-Worker müssen mit mobilen Endgeräten nicht nur auf ihre Daten zugreifen können. Vielmehr stehen sie ständig in Kontakt mit Kollegen sowie mit externen Partnern, Lieferanten oder Kunden. Dieser kooperative Austausch verläuft sowohl bilateral als auch innerhalb von wechselnden Arbeitsgruppen, die innerhalb eines Unternehmens sowie unternehmensübergreifend tätig sind.

"Um Dokumente sicher und zuverlässig teilen zu können, muss die Lösung die Informationen auf den verschiedenen Devices der beteiligten und berechtigten Personen bereitstellen", führt Dieter Steiner, CEO der SSP Europe GmbH, Hersteller von EFSS-Lösungen, aus. Außerdem müsse das Produkt genau regeln, was der Empfänger damit tun darf - beispielsweise lesen, verändern, löschen, kommentieren oder weiterleiten.

Doch wie funktioniert die Synchronisierung bei EFSS? Im Prinzip ist sie nichts anderes als das organisierte Ablegen von Dateien an bestimmten Speicherorten. Dabei stellt die Sync-Software sicher, dass der Nutzer auf allen hierzu berechtigten Geräten die jeweils aktuelle Version eines Dokuments verfügbar hat. Somit können die aktuellen Dateien automatisch in den Ordner der berechtigten, lokalen Devices gespeichert, online bearbeitet oder zur Bearbeitung heruntergeladen werden.

Nachteile bisheriger Lösungen

Ohne EFSS-Lösungen müssten Dokumente weiterhin per E-Mail versendet oder auf einem FTP-Server bereitgestellt werden. Gerade Letzteres wäre wesentlich aufwendiger, da es eine Reihe zwingend erforderlicher Administrations- und Sicherheitsaufgaben nach sich zieht, die sich beim Einsatz einer EFSS-Lösung leicht vermeiden ließen.

Auch der Einsatz von ungesicherten E-Mail-Anhängen - etwa um auch Empfängern außerhalb des Unternehmens Dokumente zugänglich zu machen - führt unweigerlich zu zahlreichen Problemen: Wenn mit mehreren Personen geteilt wird, entstehen sehr schnell E-Mail-Kaskaden, an deren Ende niemand mehr sicher weiß, welche Version eines Dokuments oder einer Datei die aktuellste ist. Hinzu kommt, dass größere Dateien aufgrund der Speicherbegrenzungen der meisten Postfächer praktisch nicht per E-Mail austauschbar sind.

Zudem besteht die Gefahr, dass beim Versenden von E-Mails mit unverschlüsseltem Anhang die Empfänger willkürlich damit verfahren und sensible Informationen leicht missbrauchen können. Unverschlüsselte E-Mail-Anhänge können leicht ausgespäht werden. Auch kommen E-Mails nicht immer an oder landen versehentlich in Spam-Filtern.