Enterprise Content Management, Teil 2

ECM: Die Komponenten im Überblick

Ein vollständiges ECM-System besteht aus mehreren Komponenten, die Informationen erfassen, bearbeiten, archivieren und bereit stellen. Lesen Sie in diesem Beitrag, welche Aufgaben die Komponenten haben, welche Technologien dahinter stecken und wie die Teile zusammenwirken.

Wie im ersten Teil dieser Serie angedeutet, ist Enterprise Content Management (ECM) kein einheitlicher, präzise definierter IT-Ansatz oder gar eine bestimmte Software-Architektur. ECM versteht sich vielmehr als eine gesamtheitliche Sicht und Referenzarchitektur zur Darstellung von dokumentgetriebenen IT-Lösungen. Konkret geht es dabei um Konzepte, Technologien und Lösungen rund um elektronische, aber auch papierbasierte Dokumente und die damit verbundenen Prozesse.

Das oberste Ziel von ECM ist es, verstreute und unterschiedlich positionierte Ansätze wie Dokumenten-Management, Workflow, Collaboration, Archivierung oder Dokumentenaustausch zu integrieren und aufeinander abzustimmen. Die Zusammenstellung all dieser Teillösungen zu einer Rahmenarchitektur für Dokumente und Geschäftsprozesse ist die eigentliche Innovation von ECM. Die ECM-Leitorganisation AIIM schlägt fünf Komponenten vor, aus denen eine solche Rahmenarchitektur besteht und die zusammen kombiniert ein vollständiges ECM-System ergeben. Die fünf Komponenten sind im Einzelnen:

  1. Capture (Erfassung)

  2. Manage (Bearbeitung und Nutzung)

  3. Store (Speicherung)

  4. Preserve (Archivierung)

  5. Deliver (Bereitstellung)

Diese fünf Komponenten werden in diesem Beitrag vorgestellt. Die Abbildung unten zeigt die Komponenten grafisch und verdeutlicht gleichzeitig deren Interaktion und den zeitlichen Ablauf. Die Informationen werden (von links nach rechts bzw. von oben nach unten) erfasst (capture), gemanaged, gespeichert (store), archiviert (preserve) und ausgeliefert (deliver).

Die Bestandteile der zentralen Manage-Komponente finden Sie in der Grafik ringförmig um die Store-Komponente aufgelistet. Sie bedeuten im Einzelnen: Dokumenten-Management (DM), Collaboration (Collab), Web Content Management (WCM), Records Management (RM) und Workflow (WF) / Business Process Management (BPM).

Das AIM-Modell: Die fünf ECM-Komponenten mit den zentralen, ringförmig angeordneten Manage-Technologien.
Das AIM-Modell: Die fünf ECM-Komponenten mit den zentralen, ringförmig angeordneten Manage-Technologien.

In der Praxis müssen nicht alle ECM-Komponenten realisiert werden. Welche Komponenten wichtig sind hängt von den Geschäftsprozessen des Unternehmens ab. Beispielsweise brauchen kleinere Unternehmen oft keine Collaboration-Tools, wenn sie über keine Zweigstellen oder Niederlassungen verfügen.

Teil 1: ECM - Informationsflut im Unternehmen im Griff

Teil 2: ECM: Die Komponenten im Überblick

Teil 3: ECM Informationsverwaltung: DM-Systeme, Groupware und Co.

Teil 4: Auswahlhilfe für die passende ECM-Software