E-Mail-Management

E-Mails archivieren - aber richtig

Welche Archivierung ist richtig?

2. Server- oder Client-seitige Archivierung

Eine weitere Unterscheidungsmöglichkeit ist die Art der Archivierung.

  • Serverseitige Archivierung: E-Mails können komplett vor der Zustellung archiviert werden. Hauptargument für diese so genannte Server-seitige Archivierung ist die gesetzliche Nachweispflichten. Bei diesem Verfahren können keine Nachrichten absichtlich entfernt oder unabsichtlich gelöscht werden.

  • Client-seitige Archivierung: Demgegenüber werden die Nachrichten bei der Client-seitigen Archivierung durch den Nutzer gesichtet, bewertet und abgelegt. Der Vorteil ist die genauere Klassifikation und damit eine engere Verbindung zum jeweiligen Geschäftsprozess.

Die meisten Archivsysteme unterstützen sowohl server- als auch client-basierende Archivierung. Ausnahme ist die Firma rent a brain, die mit der Lösung iMARC eine rein serverbasierende Lösung anbietet.

3. Ablageformate

Ein weiteres Kriterium ist das Ablageformat. Bei der Archivierung der E-Mail legen einzelne Systeme die Nachricht als Ganzes in einer Datei (Verbunddokument) ab, andere spalten sie in die einzelnen Bestandteile (Betreff, Nachrichtentext, Anhang) auf. Das zweite Vorgehen erlaubt eine flexiblere und genauere Informationsverwaltung. Allerdings ist der Aufwand größer, denn trotz Trennung muss der inhaltliche Bezug der einzelnen Teile auch nach Jahren noch nachvollziehbar sein. Einige Systeme verwenden das Originalformat (beispielsweise MSG bei Microsoft Exchange), andere wandeln die Mail um, etwa eine XML- oder PDF-Datei. Dieser Vorgang wird Rendition genannt. Teilweise können Original und Rendition auch parallel abgelegt und verwaltet werden.

4. Verwendeter E-Mail-Client

Die Verbindung zum bestehenden E-Mail-Client kann auf drei unterschiedliche Arten erfolgen:

  • nach der Ablage der Nachricht im E-Mail-Archivsystem gibt es weiterhin eine Kopie im Client-Systems;

  • die Nachricht wird aus dem E-Mail-Client gelöscht;

  • Die Nachricht wird durch eine Referenz ersetzt.

Bei der Referenz werden beispielsweise die Anhänge entfernt und durch Links auf das Archiv ersetzt, was die Postfachgröße deutlich verringert. Die genannten Alternativen können auch sukzessive durchlaufen werden, indem beispielsweise nach eine gewissen Zeit Nachrichten auf dem Client-System gelöscht werden.

Außerdem integrieren die Archivsysteme unterschiedliche Recherche- und Bearbeitungsfunktionen in den E-Mail-Client. Sie sollen es dem Anwender ermöglichen, archivierte Inhalten zu finden und zu bearbeiten. Wichtig dabei ist, dass archivierte Nachrichten wieder hergestellt und versendet werden können (beispielsweise als Antwort oder Weiterleitung).

Die meisten Archivhersteller unterstützen Client-Lösungen für die Microsoft-Welt, also Exchange und Outlook. Daneben werden entsprechende Module auch für IBM Lotus Domino und Lotus Notes, Novell GroupWise sowie anderen E-Mail-Systemen angeboten. Der Funktionsumfang der Archivlösungen hängt vom verwendeten E-Mail-System ab. Der breiteste Unterstützung gibt es für Microsoft Exchange und IBM Lotus Domino.

5. Die Technik

Die technischer Sicht unterschiedet, ob der Hersteller die E-Mail-Archivlösung selbst entwickelt hat oder eine Fremdkomponente einsetzt. Die E-Mail-Archivierung kann entweder als Einzellösung konzipiert oder ein Bestandteil einer ECM-Suite sein. Dabei sollte Anwender darauf achten, welche Funktionen vom Hersteller selbst entwickelt wurden. Eine Lösung die bei mehreren ECM-Produkten als Partnerprodukt eingebunden wird, ist das System Exchange@PAM beziehungsweise Notes@PAM von Heilig und Schubert. Diese Lösung ist zudem auch eigenständig oder in Verbindung mit dem ECM-Produkt vom Hersteller zu bekommen.

Die Einbindung in die verschiedenen E-Mail-Systeme sollte die volle funktionale Integration gewährleisten, die beispielsweise eine direkte Übernahme der E Mail-Objekte in das Archiv erlaubt. Zum Teil ist dafür ein Zwischenweg notwendig beispielsweise "Drucken in das Archiv als PDF". Das schränkt die Möglichkeit zur Informationsverwaltung deutlich ein. Das Wiederherstellen der Nachricht ist nicht direkt möglich.