Tipps für mehr Ordnung

E-Mails am besten sofort bearbeiten

Mit einem vollen Postfach beginnt Unordnung im Büro. E-Mails, die schnell beantwortet sind, gehören sofort bearbeitet - Aufräum-Experte Jürgen Kurz im Interview mit unserer Schwesterpublikation CIO.

Insgesamt 13 Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen Angestellte durchschnittlich mit Suchen, hat das Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung in Stuttgart errechnet. Jürgen Kurz hilft Unternehmen, effektiver zu arbeiten. Seine Methode nennt er Kaizen, der Begriff stammt aus dem Japanischen und bedeutet "Verbesserung zum Guten". Ursprünglich auf die Produktion angewendet, hat Kurz den Ansatz auf Büros übertragen. In den vergangenen Jahren hat er für seine Arbeit mehr als 40.000 Schreibtische fotografiert - und dann beim Aufräumen geholfen.

CIO.de: Woran merke ich, dass mein Arbeitsplatz aufgeräumt werden sollte?

Jürgen Kurz: Anders als beim Rechner sieht man das beim Schreibtisch sofort. Problematisch wird es vor allem dann, wenn sie lange nach Dokumenten suchen müssen, bevor sie sie in ihren Ablagestapeln finden.

Bitte geben Sie mir drei Tipps für einen gut aufgeräumten Schreibtisch.

Kurz: Wichtige Zettel wie Telefon- oder Kontaktlisten sollten sie in einem Foliensichtbuch aufbewahren. Ein idealer Platz dafür ist auf dem Rollcontainer. Mein zweiter Tipp ist eine Posteingangsschale, die Sie auch deutlich mit "Posteingang" beschriften. Sind sie nicht da, kann der Stapel in der Schale wachsen, wird aber nicht auf ihrem gesamten Schreibtisch verteilt.

Wie lautet der dritte Ratschlag?

Kurz: Materialien zu laufenden Projekten sollten sie nicht in Folien oder Ablageschalen aufbewahren. Besser ist eine Zieharmonikamappe, in der sie alle relevanten Dokumente ablegen. Wenn sie dazu auf einem handgeschriebenen Inhaltsverzeichnis notieren, wo in der Mappe welche Unterlagen liegen, reduzieren sie die Suchzeiten auf ein Minimum.