E-Mail muss wieder Spaß machen

Keine E-Mails nach Feierabend

Auch in der IT-Branche wird das Thema E-Mail-Stress zunehmend diskutiert. So haben erste IT-Dienstleister bereits Lösungsansätze entwickelt, mit denen sich der E-Mail-Stress deutlich reduzieren lässt. So lassen sich über bestimmte Features beispielsweise flexible Zeitintervalle als Ruhezeiten definieren, wie Urlaube oder Wochenenden. Innerhalb dieser Zeiträume werden Mitarbeitern dann keine externen E-Mails zugestellt. Eingehende Nachrichten werden stattdessen in den Rechenzentren des Providers zwischengespeichert. Nach Ablauf der festgelegten Zeitintervalle erhalten die Anwender automatisch alle bis dahin zurückgehaltenen Nachrichten.

Die so genannte "Quiet Time" kann für einzelne Empfänger oder Empfängergruppen individuell eingestellt werden, wodurch etwa Support-Mitarbeiter weiterhin rund um die Uhr erreichbar bleiben können. Durchleitfunktionen für E-Mails mit hoher Priorität stellen zudem sicher, dass Nachrichten hoher Wichtigkeit nicht blockiert werden. Interne E-Mail Policies lassen sich somit ganz einfach per Knopfdruck umsetzen.

Automatischer Inbox Assistant reduziert E-Mail-Stress

Speziell für Führungskräfte, die über Assistenzen verfügen, aber mehr Privatsphäre benötigen, eignet sich zudem eine Inbox-Assist-Funktion. Diese regelt den eingehenden E-Mail-Verkehr und stellt private E-Mails oder VIP-Nachrichten ausschließlich dem adressierten Empfänger zu, während normale Geschäftskorrespondenz automatisch an die Assistenz weitergeleitet wird. So erhalten Geschäftsführer, Abteilungsleiter und andere Führungskräfte nicht nur die erwünschte Privatsphäre, sie werden auch von weniger kritischer Korrespondenz entlastet.

Die Inbox wird weiterhin von der Assistenz vorsortiert und bearbeitet, ohne dass diese auf die Mailbox des Vorgesetzten zugreifen muss. Bestenfalls können von der Weiterleitung auszunehmende Adressen dabei schnell und einfach, zum Beispiel über ein webbasierendes Administrationsportal, definiert werden. Neben der Eingabe von einzelnen Adressen lassen sich idealerweise auch beliebige Adressbücher zum Beispiel mit Microsoft Outlook, Lotus Notes, Apple iCloud oder Google Contacts automatisch synchronisieren.

Weniger Stress bei maximaler Sicherheit

Nicht nur die Arbeitnehmer, sondern auch die IT-Abteilungen stellt die geschäftliche E-Mail-Kommunikation vor große Herausforderungen. Denn die E-Mail ist ein von Angreifern gern genutztes Einfallstor für Spam, Phishing, Viren und andere Malware. Auch die private Nutzung geschäftlicher Mail-Clients sowie der Zugriff über private Smartphones, Tablets (Stichwort: "Bring your own Device") oder externe PCs, zum Beispiel im Home Office, bergen ein erhöhtes Sicherheitsrisiko.

Um den Austausch von sensiblen Daten entsprechend abzusichern und das Unternehmen umfassend vor Cyberangriffen zu schützen, ist die Verwendung verlässlicher Sicherheitssysteme unabdingbar. Zudem sind Unternehmen gefordert, klare Regeln im Umgang mit Kommunikationsmitteln zu schaffen und ihre Mitarbeiter in entsprechenden Schulungen für diese Problematik zu sensibilisieren. Moderne E-Mail-Security-Services bieten daher nicht nur wertvolle Unterstützung, um den Stressfaktor "E-Mail-Kommunikation" so gering wie möglich zu halten, sondern helfen auch bei der Realisierung einer umfassenden E-Mail-Sicherheits-Strategie. (hal)