E-Akten dämmen die Papierflut

Elektronische Akten sparen Platz

Neben einem schnellen und ortsunabhängigen Aktenzugriff bei höherer Transparenz zählt auch der Platzgewinn zu den Auslösern für die Realisierung eines elektronischen Archivs. Weil es schlicht keinen Platz mehr gab, um das Archiv für das neue Geschäftsjahr zu erweitern, hat sich beispielsweise der Siegener Apparatehersteller Igefa Weinbrenner dazu entschlossen, ein elektronisches Archiv anzulegen. "In unserem Unternehmen gibt es keine Papierablage mehr. Das ist wie eine Befreiung", freut sich Jürgen Umlauf, Geschäftsführer von Igefa Weinbrenner. Gleichzeitig haben sich die Recherchemöglichkeiten wesentlich verbessert, wovon auch die Kunden profitieren. Igefa Weinbrenner stellt individuell für jeden Auftraggeber Druckbehälter her, die lange Standzeiten aufweisen. Benötigen Kunden nun nach zehn bis 15 Jahren Ersatzteile für ihre Apparate, wie beispielsweise Dichtungen, Schrauben oder komplette Heizbündel, stehen den Mitarbeitern die entsprechenden Unterlagen heute in Sekundenschnelle am Bildschirm zur Verfügung.

E-Akten lösen Compliance-Probleme

Die Revisionssicherheit ist ein weiterer wichtiger Treiber für die Einführung von elektronischen Akten. Unternehmen müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten einhalten und Vertraulichkeit gewährleisten. Sind die Fristen und Zugriffsberechtigungen zuverlässig elektronisch geregelt, hat der Unternehmer gegenüber dem Gesetzgeber seine Pflicht erfüllt. "Bevor wir die elektronische Akte im Unternehmen einführten, haben wir uns ausführlich mit den geltenden Bestimmungen beschäftigt und mit Anwälten abgeklärt, dass die Lösung alle rechtlichen Vorgaben erfüllt", schildert Voß die große Relevanz in Sachen Compliance. Zudem sei für die Zeitarbeitsfirma der Aspekt zuverlässiger Datensicherungssysteme besonders wichtig, die alle Daten auf mehreren Ebenen absichern.