Dokumente verwalten in der Praxis

Dokumentenmanagement mit SharePoint Server 2010

Dokumentenmanagement gehört zu den zentralen Aufgaben des SharePoint Server 2010. Mit der neuen Version hat Microsoft die Oberfläche zur Verwaltung erheblich verbessert. Der folgende Beitrag beschäftigt sich mit der Dokumentenverwaltung unter SharePoint Server 2010.

In Sachen Verwaltung von Dokumenten hat Microsoft dem SharePoint Server 2010 zahlreiche Möglichkeiten spendiert und zudem die Oberfläche erheblich verändert. Vor allem die allgegenwärtige Integration des Menübandes (Ribbon), das Anwender bereits aus Office 2007 kennen, erleichtert die Verwaltung von Dokumenten. Wir zeigen Ihnen im folgenden Beitrag, welche Möglichkeiten SharePoint Server 2010 im Bereich der Dokumentenverwaltung bietet. Hierzu offeriert Microsoft auch einen ausführlichen Webcast.

Dokumente verwalten mit SharePoint

Wenn Sie eine Dokumentenbibliothek erstellt haben, können berechtigte Anwender leicht über den Link Neues Dokument hinzufügen eines oder mehrere Dokumente zum Server hochladen. Nach der Erstellung des Dokumentes öffnet sich Word, und Anwender können mit dem Dokument ganz normal arbeiten. Beim Speichern legt Word die Datei automatisch direkt im Web ab, der Speicherdialog ändert sich fast unmerklich. Sie können für einzelne Seiten Benachrichtigungen aktivieren und erhalten per E-Mail detaillierte Informationen, wenn Dokumente innerhalb der konfigurierten Bibliothek hinzugefügt oder geändert wurden.

Ordnungshalber: Dokumente verwalten mit SharePoint Server 2010.
Ordnungshalber: Dokumente verwalten mit SharePoint Server 2010.

Sie können Tabellen nach Excel exportieren und daraus importieren sowie Kontakte und Kalender mit Outlook austauschen. Benutzer können auch selbst Benachrichtigungen auf einzelnen Webseiten konfigurieren. Wenn sich in einem Bereich etwas ändert, also andere Anwender ein neues Dokument hinzufügen, ein altes bearbeiten oder löschen, erhält der Benutzer durch den E-Mail-Server eine Benachrichtigung zugestellt. Für Dokumentbibliotheken können Sie Inhaltsgenehmigungen konfigurieren. Erstellt in einem solchen Fall ein Mitarbeiter ein neues Dokument, zeigen es die SharePoint-Services erst dann an, nachdem ein Berechtiger - zum Beispiel der Abteilungsleiter - den Inhalt genehmigt hat.

Dokumente suchen

Über den Bereich Bibliothektools können Anwender auch leicht selbst Dokumente erstellen oder hochladen, die Bedienung ist ähnlich wie bei Office. Wenn man in SharePoint Server 2010 einen Suchbegriff eingibt, zeigt die neue Suche wesentlich mehr Funktionen. Im linken Bereich des Fensters kann der Anwender die Suche besser an seine Bedürfnisse anpassen und auf einfache Weise eingrenzen.

Selbsttätig: Dokumente erstellen und hochladen mit SharePoint Server 2010.
Selbsttätig: Dokumente erstellen und hochladen mit SharePoint Server 2010.

Dazu ist keine erweiterte Suche mehr notwendig, und es muss keine besondere Syntax in der Suche eingegeben werden, weil diese mithilfe verschiedener Filter - Navigatoren genannt - ganz einfach einzugrenzen ist. Diese Navigatoren lassen sich auch miteinander kombinieren. Hat der Anwender die Office-Webanwendungen installiert, kann er den Inhalt der Dokumente auch direkt im Browser anzeigen.

Gesucht, gefunden: Die verbesserte Suche erleichtert das Finden von gespeicherten Dokumenten in den Webseiten.
Gesucht, gefunden: Die verbesserte Suche erleichtert das Finden von gespeicherten Dokumenten in den Webseiten.

Die jeweiligen Anwendungen müssen dann auf dem Client nicht installiert sein. Neben der herkömmlichen Suche können Unternehmen, die die Enterprise Edition von SharePoint Server 2010 einsetzen, auch die FAST-Suche verwenden, eine verbesserte Suchmaschine für SharePoint, die Microsoft übernommen hat. Diese Suche lässt sich von Administratoren besser anpassen und bietet auch Vorschaubilder für Suchergebnisse, ohne dass die Webanwendung geöffnet werden muss. Man kann sich so schneller durch Ergebnisse klicken als mit der normalen Suche.