06Mit Dokumentenmappen arbeiten
Erstellen Sie auf der Registerkarte Dateien in der Bibliothek eine neue Dokumentenmappe auf Basis eines selbst angepassten Inhaltstyps, dann stellt SharePoint automatisch die Dokumente zur Verfügung, die Sie im Standardinhalt des Inhaltstyps festgelegt haben.
Nachdem Sie den Namen der Dokumentenmappe festgelegt haben, öffnet sich die Website der Mappe mit den hinterlegten Dokumenten. Haben Sie für Dokumentenmappen die Pflege von Metadaten konfiguriert, können Anwender direkt bei der Erstellung die entsprechenden Metadaten eingeben. Ist zusätzlich noch die Inhaltsorganisation aktiviert, erhalten Anwender auch die Information, dass SharePoint die Dokumentenmappe automatisch am richtigen Speicherort ablegt. Dazu haben Sie Inhaltsregeln definiert, die den Speicherort bestimmen. Enthält die Bibliothek Dokumente und Dokumentenmappen, erkennen Sie Dokumentenmappen an deren Ordnersymbol.
- SharePoint 2013
Dokumentenmappen erlauben weitreichende Konfigurationen für Dokumente. - SharePoint 2013
In Dokumentenmappen können Sie mit eigenen Berechtigungen arbeiten.
Öffnen Sie eine Dokumentenmappe, können Sie auf der Registerkarte Verwalten im Menüband die Dokumentenmappe organisieren. Hier führen Sie die wichtigsten Aufgaben der Mappe durch.
Haben Sie die Dokumentenmappe so konfiguriert, dass beim Erstellen automatisch Dokumente zur Verfügung stehen sollen, sehen Anwender diese auf der Willkommensseite. Haben Sie keinen Standardinhalt festgelegt, enthält die Mappe nur einen leeren Ordner. Anwender können in diesen Ordner Dokumente hochladen oder neue Dokumente darin erstellen. Allerdings unterstützt die Dokumentenmappe nur die Inhaltstypen, die Sie in den Einstellungen des Inhaltstyps der Dokumentenmappe festgelegt haben. Anwender können sehr leicht den direkten Link einer Dokumentenmappe per E-Mail versenden.
Standardmäßig übernehmen Dokumentenmappen die Berechtigungen der Bibliothek, in der sie sich befinden. Für Dokumentenmappen können jedoch auch eigene Berechtigungen für eine Dokumentenmappe konfiguriert werden. Anwender müssen zur Steuerung der Rechte von Dokumentenmappen mindestens über die Berechtigungsstufen Entwurf oder Vollzugriff verfügen. Klicken Sie auf der Willkommensseite der Dokumentenmappe im Menüband auf die Registerkarte Verwalten und dann auf Berechtigungen.
07Versionen von Dokumentenmappen verwalten
Dokumentenmappen können gemeinsame Versionen aller enthaltenen Dokumente enthalten. Klicken Sie auf der Willkommenseite der Dokumentenmappe im Menüband auf die Registerkarte Verwalten, können Sie verschiedene Aufgaben zur Verwaltung der Versionen durchführen.
Allerdings müssen Sie dazu zunächst für die Bibliothek, in der die Dokumentenmappen gespeichert sind, die Versionsverwaltung aktivieren. Das nehmen Sie auf der Registerkarte Bibliothek über Bibliothekeinstellungen\Versionsverwaltungseinstellungen vor.
- SharePoint 2013
In Bibliotheken und Dokumentenmappen arbeiten Sie mit Versionen. Diese müssen Sie aber erst in den Einstellungen der Bibliothek erfassen. - SharePoint 2013
Die Versionen von Dokumentenmappen können Sie in den Eigenschaften aktivieren oder alte Versionen löschen.
Klicken Anwender in einer Dokumentenmappe auf Version erfassen, lässt sich eine Beschreibung der Änderungen eingeben, und es können neue Versionen erstellt werden. Über Versionsverlauf lässt sich die Bearbeitungshistorie des Dokuments anzeigen.
Durch das Klicken auf die Datums- und Uhrzeitangaben der entsprechenden Version lassen sich Daten wiederherstellen oder Versionen löschen. SharePoint stellt anschließend die komplette Mappe mit allen enthaltenen Dokumenten mit dieser Version wieder her.
Wählen Anwender Alle früheren Versionen löschen aus, entfernt SharePoint alle alten Versionen durch die aktuelle Version, und die Dokumentenmappe bleibt erhalten. Klicken Anwender auf ein einzelnes Dokument im Versionsverlauf, lassen sich die Versionen einzelner Dokumente in der Mappe nachverfolgen.