Thomas Joos

SharePoint 2013: Dokumentenmanagement mit SharePoint

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Vorkenntnisse:
Funktioniert mit: SharePoint 2013
Foto: Thomas Joos

01Dokumente erstellen und hochladen

Für Unternehmen, die SharePoint 2013 oder SharePoint Online in Office 365 einsetzen, bietet es sich an, diese Lösungen auch für eine umfassende Dokumentenverwaltung beziehungsweise ein Dokumentenmanagement zu nutzen. Um Dokumente mit SharePoint zu verwalten, können Sie diese zum Beispiel in Word 2010/2013 direkt auf dem Server speichern, oder Sie laden Dokumente über die Webseite mit den freigegebenen Dokumenten hoch. In der Dokumentenbibliothek sind alle neuen Dokumente entsprechend gekennzeichnet.

In SharePoint 2013 lässt sich eine Funktion aktivieren, die jedem Dokument eine eindeutige ID zuweist. Anwender können nach Dokumenten mit dieser ID suchen und auf diese Weise ist jedes Dokument in der SharePoint-Bibliothek genau identifizierbar.

Über die Auswahl von Neues Dokument können Sie auch direkt neue Office-Dokumente erstellen, wenn Sie die Office Web Apps auf dem Server installiert haben. In Office 365 sind sie standardmäßig immer aktiviert.

02Workflows definieren

Mit Workflows können Sie festlegen, wie SharePoint Dokumente behandeln soll, um Geschäftsprozessen oder gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen. Sie können entweder die Standard-Workflows verwenden oder eigene Workflows erstellen. Workflows verwalten Sie über die Registerkarte Bibliothek mit Workfloweinstellungen.

Sie können Workflows in SharePoint Designer 2010/2013 ohne Programmierkenntnisse oder als Entwickler mit Visual Studio 2010 pflegen. Mit SharePoint Server automatisieren Sie Prozesse vollständig. Workflows lassen sich auch in die Office-Programme integrieren.

03Dokument-IDs und Dokumentenmappen einrichten

In SharePoint und Office 365 lässt sich allen Dokumenten im Unternehmen eine eindeutige ID zuweisen. Über sie kann man ein Dokument schnell finden, unabhängig davon, wo sein Speicherort ist und ob dieser geändert wurde. Die Dokument-ID ist eindeutig und liegt als eigene Metadatenspalte vor.

Dokumentenmappen sind ebenfalls eine wichtige Funktion in SharePoint 2013. Hierbei handelt es sich um eine Sammlung von zusammengehörigen Dokumenten, also einen eigenen SharePoint-Ordner. Zusätzlich erhalten diese Sammlungen erweiterte Funktionen wie gemeinsame Metadaten oder eine gemeinsame Website. Für Dokumentenmappen können Sie auch eigene Inhaltstypen definieren. Sie legen also Inhaltstypen und gemeinsame Eigenschaften fest, die für die Dokumentenmappe gelten. In diesen bestimmen Sie, welche Inhaltstypen die Sammlungen verwenden.

04Dokumentenbibliotheken verwalten

Dokumente speichert SharePoint in Bibliotheken. Eine Bibliothek ist der zentrale Speicherort innerhalb einer SharePoint-Website. An dieser grundsätzlichen Technologie hat sich auch in SharePoint 2013 im Vergleich zum Vorgänger nichts geändert.

In Bibliotheken können Sie mit Berechtigungen arbeiten, Ansichten ändern, Vorlagen hinterlegen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Bibliotheken können Sie so konfigurieren, dass Anwender Dokumente auschecken müssen, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.

Außerdem lassen sich Versionen verfolgen, um Änderungen nachzuvollziehen. Innerhalb einer Websitesammlung können mehrere Bibliotheken angelegt werden. Zudem dürfen Bibliotheken auch mehrere Ordner enthalten, in denen Sie Dokumente ablegen können. Dokumentbibliotheken verwenden Sie für Dokumente und Tabellen, in Bildbibliotheken speichern Sie Bilder und Grafiken. Wenn Sie nach der Installation den Einrichtungsassistenten nutzen, legt dieser die Standardbibliothek Freigegebene Dokumente an.

Wollen Sie zusätzliche Bibliotheken in einer Websitesammlung anlegen, dann gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der Website, auf der Sie eine Bibliothek erstellen möchten.

2. Klicken Sie auf Listen, Bibliotheken und andere Apps.

3. Auf der neuen Seite können Sie anschließend verschiedene Objekte auswählen, die Sie in der Website erstellen können. Im Bereich Bibliothek können Sie auswählen, welche Art von Bibliothek Sie erstellen wollen.

Für Bibliotheken lässt sich eine Standardvorlage festlegen. Diese können Sie bereits beim Erstellen konfigurieren. Diese Vorlage verwendet SharePoint/Office 365 automatisch, wenn Sie eine neue Datei in der Bibliothek erstellen.

Um die Vorlage nachträglich zu ändern, rufen Sie in der Bibliothek auf der Registerkarte Bibliothek die Schaltfläche Bibliothekeinstellungen auf und klicken im Bereich Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen. Im Bereich Dokumentvorlage können Sie die Vorlagen-URL bearbeiten.