Dokumente über Multifunktionsgeräte erfassen

Eine von der otris software AG in Kooperation mit Notable Solutions entwickelte Schnittstelle soll ein komfortables Capturing ermöglichen. Damit, so otris, werden erstmals die Dokumentenerfassung via Multifunktionsgerät und die Übergabe an das DMS-System DOCUMENTS möglich.

Das Capturing gestalte sich mit der Schnittstelle so einfach wie etwa das Kopieren. Die neue Kombination aus otris-Schnittstelle und AutoStore Capture-Server bietet alles, was auch eine „normale“ Capturing-Software kann. Der Unterschied: Durch den Einsatz der so genannten Multifunktionsgeräte (Scanner/Kopierer/Fax) ist die Einarbeitungszeit kürzer und die Bedienung einfacher. Die Dokumente erreichen DOCUMENTS via Multifunktionsgerät, AutoStore und otris-Schnittstelle. Eine mühsame Erfassung mit komplizierter Scan-Software erübrigt sich damit. Die Informationen aus den Dokumenten werden durch serverseitiges Capturing gewonnen.

Verschiedene Verarbeitungsschritte werden vorab definiert und direkt über das Display des Multifunktionsgerätes angesteuert. Mögliche Schritte sind beispielsweise eine automatische OCR oder die Heftung durch Barcode-Erkennung. Per Eingabe am Multifunktionsgerät erfolgt dann die Zuordnung zu neuen oder bestehenden Vorgängen. Die Steuerung dieser Verarbeitungsschritte ist auch über normale Office-Programme möglich.

Die Schnittstelle entstand durch die Kooperation zwischen der otris software AG und der Notable Solutions, Inc., einem Hersteller von Lösungen für serverseitiges Capturing. „Die DOCUMENTS-Schnittstelle ergänzt unseren Capture-Server perfekt und eröffnet neue Marktchancen“, so NSi. „Die neue Schnittstelle ist eine ideale Ergänzung unserer Produkte CONTRACT und RELATIONS. Darüber hinaus wird das Posteingangs-Szenario im DOCUMENTS deutlich verbessert“, ergänzt otris. (Detlef Scholz/mje)

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