Anwender investieren weiter in ECM- und DM-Systeme

DMS/ECM Trend Report 2014

Vor allem Klassiker wie Dokumenten-Management, revisionssichere Archivierung und Workflow-Steuerung stehen auf der Agenda der Unternehmen. Dagegen kommen Cloud-Lösungen nur schleppend in Fahrt.

Die Anwenderunternehmen versprechen sich durch den Einsatz von Enterprise-Content-Management-(ECM-) und Dokumenten-Management-Systemen (DMS) eine effizientere Abwicklung von dokumentenbasierten Prozessen sowie die genauere Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Das hat der aktuelle "DMS/ECM Trend Report 2014" der Hamburger Unternehmensberatung Softselect ergeben. Allerdings sei die Verbreitung entsprechender Systeme durchaus noch ausbaufähig, schreiben die Studienautoren. Von den 210 befragten Firmen setzt knapp die Hälfte noch keine professionelle DMS-Lösung ein.

Wofür wird DMS/ECM bereits eingesetzt? Angaben in Prozent, Mehrfachnennungen möglich; n = 102;
Wofür wird DMS/ECM bereits eingesetzt? Angaben in Prozent, Mehrfachnennungen möglich; n = 102;
Foto: Softselect

Die Nutzungspalette ist dem Trend Report zufolge breit gefächert, wobei klassische Einsatzszenarien wie das Dokumenten-Management und die revisionssichere Archivierung dominieren. Weitere oft genannte Bereiche sind der Rechnungseingang, das Business- Process-Management, die elektronische Akte sowie die E-Mail-Archivierung. Insgesamt stellen die Anwender ihrer ECM- und DMS-Software gute Noten aus. Nur zwei von hundert gaben an, unzufrieden zu sein.

Weitere 13 Prozent äußerten sich "weniger zufrieden". Die übrigen 85 Prozent der befragten Anwender sind laut Umfrage zufrieden (76 Prozent) beziehungsweise sehr zufrieden (neun Prozent), wobei die Studienurheber den deutlich geringeren Anteil sehr zufriedener Anwender dahingehend interpretieren, dass es durchaus noch Verbesserungsmöglichkeiten gebe. Zufrieden sind die Anwender vor allem mit der Performance, dem Funktionsumfang und der Integrationsfähigkeit. Kritischer beurteilt werden dagegen die Kosten der Lösungen sowie die Prozessunterstützung.

Den Stellenwert von ECM/DMS beurteilt die Hälfte der Befragten als hoch beziehungsweise sehr hoch. Nur 16 Prozent sprechen von einer geringen Bedeutung für ihr Unternehmen. Größte Nutzenfaktoren sind demnach der effiziente Zugriff auf Daten und Informationen sowie die Umsetzung und Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Aspekte wie der mobile Zugriff (41 Prozent) beziehungsweise die Senkung der Kosten (33 Prozent) stehen eher im Hintergrund.

Anwender investieren weiter in ECM- und DM-Systeme
Anwender investieren weiter in ECM- und DM-Systeme
Foto: Haywire Media, Fotolia.de

Ganz oben auf der Wunschliste der Anwender steht eine möglichst leichte Bedienbarkeit der DMS-/ECM-Software. Drei von vier Befragten beurteilen die Bedeutung dieser Eigenschaft als sehr hoch, weitere 22 Prozent als hoch. Es beständen "also offenbar noch ganz erhebliche Bedenken bezüglich der Komplexität von DMS-Lösungen und langen Einarbeitungszeiten", interpretieren die Studienautoren dieses Teilergebnis. Weitere wichtige Eigenschaften sind eine großer Funktionsumfang sowie geringe Betriebskosten.