Die E-Mail-Archivierung in der Cloud hakt noch

Eingeschränkte Möglichkeiten in der Public Cloud

In der Cloud müssten hierzu Verknüpfungen zu anderen Anwendungen wie Enterprise Ressource Planning (ERP) Software und individuelle Ordnerstrukturen möglich sein. "Bestimmte Sachen gehen nur in der Private Cloud", erklärt Klaus Gerullis, Experte für E-Mail-Archivierung von T-Systems. Selbst, wenn es gelänge, Anwendungen in der Public Cloud zu verknüpfen, wäre bei jedem Update die reibungslose Lauffähigkeit in Gefahr.

Aber eine prozessorientierte Archivierung inklusive E-Mails und anderen digitalen Dokumenten ist der Wunsch der meisten Groß- und Mittelstandskunden. "Die reine E-Mail-Archivierung spielt eine untergeordnete Rolle", schildert Gerullis seine Erfahrungen.

T-Systems, die über zehn Milliarden Dokumente verwaltet und zu den größten Archivsystembetreibern in Europa zählt, bietet nur Lösungen in der Private Cloud an. Hierzu nutzt T-Systems das eigene Archivsystem Image Master sowie ergänzend Archive in der Microsoft Exchange-Enterprise-Version und von Opentext.

Auf Lösungen von Enterprise-Information-Management-Anbieter Opentext greift T-Systems auch deshalb zu, um die Kosten für den Kunden überschaubar zu behalten. Die anfallenden Kosten bestimmen nicht nur die Lizenzkosten des Herstellers des Archivsystems, sondern auch die Lizenzkosten des Herstellers des Mail-Systems und die Art der möglichen Dateiablage.

Lizenzkosten - auch für Ex-Mitarbeiter

Um etwa eine Mail mit Microsoft-Produkten zu archivieren, bedarf es einer Client-Lizenz für "Exchange Enterprise" und die Productivity-Sammlung "Office Professional Plus". Die Lizenz muss man solange bezahlen, wie der Nutzer im Active Directory enthalten ist. "Es reicht hier nicht, dass man ausgeschiedene Mitarbeiter inaktiv setzt. Bei einer durchschnittlichen Fluktuation von zehn Prozent in der Industrie in Deutschland führt dies zusätzlich zu nicht gewünschten Nebeneffekten", erläutert Gerullis. "Wenn man daher ein Archivsystem eines Spezialherstellers mit Exchange kombiniert, können die Kosten sinken."

Die Langzeitarchivierung als Managed Service in der Private Cloud kostet bei T-Systems in Kombination aller Elemente (Dokumente, SAP und Exchange) für 100 User 2650 Euro im Monat. Den Mittelstand adressiert die Telekom mit "Managed E-Mail-Archiving". Dieser Private-Cloud-Service aus der Telekom-Cloud kostet ab 24,30 Euro jährlich pro zu archivierender E-Mail-Box. Der dem deutschen Vertragsrecht entsprechende Service bietet unter anderem eine Langzeitspeicherung von bis zu 30 Jahren, Zugriff über Smartphones und Tablets sowie Datenverschlüsselung.