Kommunikation in der IT

Das WarumWasWie-Prinzip

Kommunikation ist auch 2015 noch eine ausbaufähige Disziplin

Auch heute im Jahr 2015 zählt Kommunikation insbesondere in der IT noch immer zu den ausbaufähigsten Disziplinen: Der Arbeitskreis Wirtschaftsinformatik (AKWI) in Stuttgart trifft sich zwei Mal pro Jahr zum Erfahrungsaustausch zwischen Theorie und Praxis. Ihm gehören Vertreter aus rund 50 Unternehmen der Region Stuttgart und Umgebung an. Das letzte AKWI Treffen vor einigen Tagen trug den Titel Kommunikation zwischen Fachabteilung und IT - Herausforderungen und Lösungsansätze. Auch hier stellte man fest, dass fehlende oder mangelnde Kommunikation, unklare Absprachen zwischen den beteiligten Abteilungen und unzureichendes gegenseitiges Verständnis zu ständigen Konflikten zwischen Fachabteilungen und IT führen.

Ferner konstatierte man: "IT-Abteilungen müssen sich außerdem immer stärker als interner Dienstleister für ihre Fachabteilungen positionieren und sehen sich somit zunehmend marktähnlichen Konkurrenzsituationen innerhalb des Unternehmens gegenüber. Dabei mangelt es vielen Mitarbeitern an Ausbildung und Erfahrung bezüglich der hierzu erforderlichen Techniken in den Bereichen Kommunikation, Verhandlung und Vertrieb."

Wenn die IT eines Unternehmens agiler sein möchte, dann muss es Veränderungen in Kauf nehmen. Diese Veränderungen werden sowohl top-down als auch bottom-up angestrebt. Wenn Veränderungen erfolgreich sein sollen, dann müssen Sie auch überzeugend kommuniziert werden. Wie aber funktioniert überzeugende Kommunikation? Einen Ansatz hierfür liefert zum Beispiel das WarumWasWie-Prinzip.

Foto: Thorsten Langner

Es erfasst die kausalen Zusammenhänge komplexer IT-Veränderungsprozesse und deren Nutzen. Die Beweggründe für ein Vorhaben werden transparent gemacht. Man orientiert sich primär an der warum? was? wie? Fragetechnik und priorisiert, warum ein Kunde oder eine Organisation eine Veränderung benötigt, was dazu verändert werden muss und Wie diese Veränderung erzielt werden kann. Dass hierzu Technologie benötigt wird, ist eher drittrangig.

Und genau dies ist der Unterschied zur alltäglichen Herangehensweise, bei der die Technik sprichwörtlich mit der Tür ins Haus fällt oder bei der lediglich kommuniziert wird, dass Prozesse, eine Organisation oder Fähigkeiten verändert werden sollen.

Diese Herangehensweise nutzt essenzielle Mechanismen wie beispielsweise den im Angelsächsischen als Benefits Management bezeichneten Ansatz zur Nutzenorientierung. Hierbei wird der Nutzen in den Vordergrund von IT Vorhaben gerückt, wobei der Nutzen die emotionale warum-Ebene eines Unternehmens adressiert. Die rationalen Faktoren, also das was und wie, werden anschließend in Verbindung mit dem Nutzen gebracht. Das Resultat ist eine sogenannte Dependency Map, kurz BDN, die das Vorhaben wie eine Art Wegweiser visuell veranschaulicht.

Fazit

Kommunikation ist auch heute noch eine alltägliche Herausforderung und gehört zu den so genannten Soft Skills für IT'ler. Indem der Nutzen eines Vorhabens in den Vordergrund gestellt wird und ein Vorhaben bezüglich Organisation, Prozessen und Technologie in Verbindung mit dem Nutzen gebracht wird, kann die ablehnende Haltung gegen eben dieses Vorhaben reduziert werden. Es ist keine Garantie. Jedoch zeigt die tägliche Praxis, dass es funktionieren kann. (bw)