Funktionalität, Preis, Datenschutz

Das müssen Sie bei der Auswahl einer SaaS-Lösung beachten

Bei der Auswahl einer SaaS-Lösung spielen neben Funktionalität und Preis auch weitere Faktoren eine wichtige Rolle. Was insbesondere kleine und mittelständische beachten sollten, das erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wollte man vor etwa zehn Jahren, als Cloud Computing nur ein Trendwort war, eine CRM-Lösung On-Demand nutzen, so kam man kaum am SaaS-Pionier Salesforce.com vorbei. Die Alternativen konnte man damals mit einer Hand zählen. Heute stehen Unternehmen hunderte, wenn nicht tausende, professionelle Kundenmanagement-Tools aus der Cloud zur Auswahl, die unterschiedliche Lösungsansätze verfolgen und sich auf verschiedene Aspekte der effektiven Kundenverwaltung fokussieren. Dies trifft auf die meisten Business-Software-Segmente zu. Sei es eine kollaborative Task-Management-Lösung, um die täglichen Aufgaben besser in den Griff zu bekommen und die Team-Zusammenarbeit zu optimieren; eine Invoicing-Anwendung, mit der man die Rechnungsstellung effizienter gestalten kann; oder ein Analytics-Tool für die Marketing-Abteilung, damit sie ihre Web- und Social-Media-Kampagnen professionell planen, durchführen und auswerten zu können: Business-Anwender, die auf der Suche nach einem SaaS-Tool sind, aus welchem Business-Bereich auch immer, haben heute die Qual der Wahl.

In den letzten Jahren hat sich der SaaS-Markt nämlichrasant weiterentwickelt. Das Marktangebot ist in den allermeisten Software-Kategorien extrem vielfältig geworden. Von einfachen, kostengünstigen Lösungen für Einsteiger, über anspruchsvollere Systeme, die Profis adressieren bis hin zu Enterprise-Lösungen, die für Großkunden konzipiert sind und hohe Anforderungen an Integrations- und Anpassungsfähigkeit erfüllen: Für jeden Anspruch dürfte auf dem zukunftsträchtigen SaaS-Markt etwas dabei sein. Vor diesem Hintergrund ist ein durchdachtes, strukturiertes Vorgehen bei der Anbieterauswahl unabdinglich, will man nicht wertvolle Zeit (und Geld) in eine Lösung investieren, die sich im Nachhinein als unpassend erweist.

Im Folgenden gehen wir auf eine Reihe wichtiger Punkte ein, die Business-Entscheider, insbesondere aus dem Mittelstand, bei der Auswahl eines SaaS-Dienstes beachten sollten.

Funktionalität und Zielgruppenausrichtung

Bei jeder Software, egal ob aus der Cloud oder nicht, sind die angeboten Features das wichtigste KO-Kriterium. Denn das schönste, benutzerfreundlichste oder kostengünstigste System hilft natürlich nichts, wenn man damit seine Ziele nicht erreichen kann. Gerade bei Business-Anwendungen ist Funktionalität Trumpf. Die Feature-Listen können von Anbieter zu Anbieter teilweise ganz anders aussehen. Ein Paradebeispiel sind CRM-Lösungen. Das Ziel ist immer dasselbe: Alltägliche Prozesse zu optimieren, um die Kundschaft besser bedienen zu können. Doch die Lösungsansätze und die angebotenen Features der verschiedenen Produkte können sich von Anbieter zu Anbieter stark voneinander unterscheiden. So vereint zum Beispiel das CRM-ToolApolloKundenmanagement mit Projektmanagement, während sichNimbleauf das Thema Social CRM fokussiert.

SaaS-Produkte effizient vergleichen: Auf SaaS-Portalen für Business-Anwendungen wie GetApp.com können Anwender Web-Tools effizient miteinander vergleichen
SaaS-Produkte effizient vergleichen: Auf SaaS-Portalen für Business-Anwendungen wie GetApp.com können Anwender Web-Tools effizient miteinander vergleichen
Foto: Wyllie / toolsmag

Vor diesem Hintergrund ist es entscheidend, die angebotene Funktionalität und die Zielgruppenausrichtung der in Frage kommenden Dienste miteinander zu vergleichen. Wenn man schon genau weiß, welche Features ein Muss sind, dann kann man mithilfe eines strukturierten Vergleichs die Lösungen sofort ausfiltern, die die eigenen Erwartungen nicht erfüllen. Feature-Listen können zudem hilfreich sein, um zu beurteilen, ob der Software-Preis angemessen ist. Abhilfe bieten dabei moderneSaaS-Marktplätze wie GetApp oder Capterra, mit denen man ausgewählte Lösungen effizient miteinander vergleichen kann.

Testversionen ausgiebig nutzen

Einer der wichtigsten SaaS-Vorteile ist die Tatsache, dass man die Software vor dem Kauf ausgiebig testen kann. Die allermeisten Business-Lösungen aus der Cloud bieten einen kostenlosen Test-Zeitraum von einem Monat. Darüber hinaus werden viele On-Demand-Lösungen im Freemium-Modell angeboten. Dabei kann man die Software noch länger gratis testen. Die Registrierung eines Probe-Accounts ist in der Regeln in nur wenigen Minuten erledigt. Heutzutage muss man keine Kreditkartendaten mehr angeben. Dieser unbürokratische und schnelle Registrierungsprozess versetzt Kunden in die Lage, sich einen Eindruck von den Möglichkeiten der Software zu machen. Abteilungsleiter, die eine Lösung für ihr Team suchen, wären gut beraten, zwei oder drei Anwendungen, die in Frage kommen, auf Herz und Nieren zu prüfen. Am besten sollten sich mehrere ausgewählte Mitarbeiter am Software-Test beteiligen und mit möglichst echten Daten arbeiten.