Beim Projektmanagement fehlt der Überblick

Fünf Prozent Verschwendung: Das sind läppisch anmutende 5 Cent je Euro. Das sind aber auch exorbitante 51 Millionen, wenn es um Projekte geht und man für diese 1 Milliarde ausgibt. Als Durchschnittswert kann man diese fünf Prozent auch so interpretieren: Hat man die Dinge so im Griff wie die besten Wettbewerber, zahlt man nur ein Prozent drauf. Zählt man demgegenüber zu den Firmen mit schlechter Performance, sind es aber zehn Prozent. Auf die Milliarde hochgerechnet geht es dann um den Unterschied zwischen 10 und 100 Millionen. Eine Menge Geld.

Sparen durch besseres Anforderungsmanagement

Das Rechenbeispiel stammt aus einer Studie, die Aaron Smith für das Project Management Institute (PMI) erstellt hat. Die Quintessenz der Studie ist ziemlich griffig: Die oben kalkulierten Spareffekte lassen sich laut PMI erzielen, wenn man schlichtweg das Anforderungsmanagement optimiert. Das heißt also, indem man in Mitarbeiter, Projekte und Unternehmenskultur investiert.

Eine zweite Studie zum Projektmanagement setzt den Akzent erwartungsgemäß anders. Gemeinsam mit der Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU) fragt Anbieter InLoox nach dem Stand der Dinge hinsichtlich Projektmanagement-Software in deutschen Unternehmen.

Folgt man der klassischen Dichotomie eines technologieversessenen Ansatzes und einer auf die Organisation ausgerichteten Herangehensweise, könnte man hier einen Gegensatz herauslesen. In Wahrheit ergänzen sich die Befunde jedoch. An der ewigen Tatsache, dass viele - ja allzu viele - Projekte in der Praxis scheitern respektive in zeitlicher und budgettechnischer Perspektive ausufern, hat sich nämlich nichts geändert. PMI verweist darauf, dass das Anforderungsmanagement eine ebenfalls sehr traditionelle Achillesferse im Projektmanagement ist. Das Institut arbeitet ferner heraus, wie sich auf dieser Ebene Besserungseffekte erreichen lassen.

Software um Probleme im Projektalltag zu überblicken

Die LMU-Studie zeigt demgegenüber, dass die Anwender auf wachsende Herausforderungen immer häufiger mit dem Einsatz von spezieller Software reagieren. Wer den Fokus der anderen Untersuchung verinnerlicht hat, ist dann schon einmal vor der Einschätzung gewarnt, dass mit dem Rückgriff auf die bestmögliche Software alles geritzt sein dürfte. So ist es bestimmt nicht.

82 Prozent der insgesamt 135 im Auftrag von InLook befragten Führungskräfte gaben an, eine Projektmanagement-Software zu nutzen. Für 81 Prozent der Befragten führten Probleme, im Projektalltag den Überblick zu behalten, zur Suche nach einer Projektsoftware. 73 Prozent gaben die steigende Bedeutung der Projektarbeit im Unternehmen als ausschlaggebenden Grund für die Beschäftigung mit dem Thema an. Für 58 Prozent war die fehlende Effizienz innerhalb der Projektarbeit ein wichtiges Motiv.