Automatisierung der SAP-Bestellanforderung

Zur automatisierten Umwandlung einer Bestellanforderung in eine Bestellung sind aktuelle Artikeldaten der Lieferanten erforderlich. Die Wartung der Artikeldaten ist arbeits- und zeitintensiv, was die Kosten der Beschaffung belastet. Unvollständige Wartung belastet die Prozesskosten mit Mehraufwand durch Rückfragen bezüglich Mengeneinheiten und Preisen.

Der eProcurement-Dienstleister digital-information-gateway GmbH DIG hat für seine Kunden eine Lösung entwickelt, mit der sich die Beschaffungskosten reduzieren lassen. Die eProcurement-Lösung „eProcure“ dient zur Beschaffung klassischer C-Artikel. DIG hat sie nun für die Automatisierung einer Bestellung auf Basis einer BANF erweitert. Die BANF, gleichgültig ob diese in einem Dispositionslauf entsteht oder manuell erstellt wird, wird vom SAP-System an eProcure übergeben. Im Vorfeld wurden die Artikel des Lieferanten, die beim Kunden mit Materialnummer im SAP geführt sind, in einem elektronischen Katalog (BMEcat) aufbereitet.

Anhand der SAP-Materialnummer oder der Artikelnummer des Lieferanten laut dem SAP Material-Info-Satz wird der Katalog nach den entsprechenden Artikeln durchsucht. Die aktuellen, im Katalog gewarteten Mengeneinheiten und Preise der Artikel, die in der BANF aufscheinen, werden aus dem Katalog ausgelesen. Anschließend übergibt sie das System als automatische Bestell-Generierung (Purchase Order Create) an das SAP-System des Kunden. Fehlerhafte Bestellangaben werden festgestellt und rückgemeldet. Im SAP wird automatisch eine Bestellung mit Bezug zur BANF angelegt. In der Folge wird diese entweder an das Rechenzentrum der DIG oder direkt an den Lieferanten übermittelt. Die elektronische Rechnung beschließt diesen Prozesskreislauf. (Detlef Scholz/mje)