Access macht Installationsarbeit

Manche Access-Anwendungen benötigen zusätzliche Tools oder Dateien für ihre Arbeit. Die liefert man normalerweise entweder separat mit oder integriert sie in ein Setup. Es gibt aber auch noch einen pfiffigeren Weg: Speichern Sie die notwendigen Dateien doch einfach in der Datenbank und lassen Sie Access die Installation übernehmen!

Die Weitergabe von Access-Anwendungen verläuft so lange unproblematisch, wie keine Installation weiterer Software oder Dateien erforderlich wird. Wenn die Umstände dies dennoch erfordern, baut man entweder auf den Anwender und trägt diesem auf, wo und wie er die fehlenden Elemente unterbringt, oder man investiert ein wenig mehr Arbeit und erzeugt ein Setup-Programm, dass alle Dateien automatisch an den passenden Stellen installiert.

In manchen Fällen lässt sich dies jedoch noch wesentlich eleganter erledigen, zum Beispiel wenn es nur um das Speichern zusätzlicher Dateien geht oder wenn man den Installationsvorgang benötigter Anwendungen per VBA bewerkstelligen kann.

Datei im OLE-Feld

Und so einfach ist es: Man speichert die benötigten Dateien in der Datenbank selbst– und zwar in einem OLE-Feld einer eigens dafür angelegten Tabelle. Diese Tabelle hat einen recht einfachen Aufbau: Sie besteht aus den drei Feldern DateiID, Dateibezeichnung und Datei (Bild 1).

Bild 1: Notwendige Verweise.
Bild 1: Notwendige Verweise.
Bild 2: Die UserForm zur Auswahl von Datenbank und Tabelle.
Bild 2: Die UserForm zur Auswahl von Datenbank und Tabelle.

Das Feld Datei hat den Typ OLE-Objekt und speichert die jeweilige Datei, das Feld Dateibezeichnung enthält einen Text, der die Datei identifiziert. Dabei kann es sich um den Dateinamen oder einen anderen Begriff handeln – das können Sie selbst entscheiden. Wichtig ist nur, dass dieses Feld einen eindeutigen Wert enthält. Um sicherzugehen, legen Sie für dieses Feld in der Entwurfsansicht der Tabelle über Ansicht/Indizes einen eindeutigen Index für dieses Feld an (Bild 2).