Enterprise Content Management

4 Tipps für digitales Vertrags-Management

1. Alle Verträge sind in zentral in einem einzigen System zu verwalten. Dazu müssen bislang dezentrale Ablageorte, Speichersysteme und Datenbanken konsolidiert werden.

2. Mehr Transparenz in digital gespeicherte Vertragsdokumente bringen Unternehmen, indem sie Meta-Daten erfassen. Dazu gehören zum Beispiel Informationen wie Vertragsbeginn und -ende, Lieferdaten, Zahlungstermine sowie der Vertragswert. Insbesondere bei älteren Verträgen zahlt sich dies aus.

Analyse-Werkzeuge sind ein Muss

3. Firmen, die ein digitales Vertrags-Management implementieren, sollten auf Reporting- und Analyse-Tools nicht verzichten. Diese unterstützen das Management beziehungsweise die Geschäftsleitung dabei, die gesuchten Vertragsinformationen zeitnah und exakt zu finden. Dadurch lassen sich zum Beispiel Risiken, etwa die Nicht-Einhaltung von Fristen, reduzieren und Konventionalstrafen vermeiden. Die Suche nach Inhalten erfolgt auf der Grundlage vorab definierter Abfragen.

4. Ein digitales Vertrags-Management sollte in ERP-, CRM- und E-Procurement-Lösungen sowie in andere Business-Applikationen integriert werden. Dadurch lassen sich Vertragsvereinbarungen automatisiert erfüllen sowie Genehmigungsverfahren optimieren.