Zeitmanagement

10 Tipps, wie Sie im Büro mehr schaffen

E-Kalender, To-do-Listen, Internet-Tools: Helferlein, um seine Arbeitszeit zu managen, gibt es zuhauf. Trotzdem bleibt sehr viel unerledigt. Das muss nicht sein.

Viele Ratgeberbücher und -seiten im Internet versuchen das Problem mit Technik oder mit irgendwelchen patentierten Methoden anzugehen. Da gibt es die Ziel-Mittel-Analyse, die A-L-P-E-N-Methode, Zeitplan-Tools, Mind-Maps und und und.

Hauptsache Systematik, Hauptsache Listen, Hauptsache irgendein Schema, das man sich einbimsen kann wie dem Schüler die Vokabeln, dann kriegen wir die Sache schon in den Griff. Dabei sind die vielen Listen eher Teil des Problems als Teil der Lösung. 10 Hinweise, wie Sie ohne Schema F mehr Dinge pro Woche abhaken können.

1. Single-Tasking

Früher war alles chaotisch? Heute noch mehr.
Früher war alles chaotisch? Heute noch mehr.
Foto: trekandshoot - Fotolia.com

Die Idee vom Multitasking war schon immer Blödsinn, das menschliche Gehirn kann sich zu einem Zeitpunkt nur auf eine Sache konzentrieren und nicht auf zwei. Deshalb sollte man das auch gar nicht erst versuchen.

2. Aufgaben beenden

Chaos auf dem Schreibtisch und im Kopf entsteht oft deshalb, weil wir mehrere Dinge angefangen und keins von ihnen beendet haben. Aufgaben, auch wenn es nur kleine sind, erst abzuschließen, bevor wir Neues beginnen, gibt ein gutes Gefühl und sorgt für Ordnung.

3. So wenig Listen wie möglich

Wir kennen die Methode alle: Eine To-do-Liste jagt die nächste, Dinge werden gestrichen, andere wandern von Liste zu Liste zu Liste. Problematisch ist das deshalb, weil die vielen, nie ganz abgearbeiteten Listen uns das Gefühl geben, das nichts voran geht.

Ordnung im Kopf ist wichtiger als Ordnung auf dem Schreibtisch.
Ordnung im Kopf ist wichtiger als Ordnung auf dem Schreibtisch.
Foto: Okssi - Fotolia.com

Gegenmaßnahme: Alle Aufgaben, die unter zehn Minuten dauern, sofort erledigen und sie auf gar keine Liste schreiben bzw. wenn sie schon drauf stehen eben schnell erledigen. Sehr gute psychologische Wirkung.

4. Aufgaben ignorieren

Was schon auf fünf Listen stand, ist entweder nicht zu schaffen oder völlig unwichtig. Also streichen durch Delegieren oder Ignorieren. Natürlich kann kein Mensch ein Softwareprojekt im Kopf und ohne Hilfsmittel managen, aber bei vielen einfacheren Dingen im Büro sollte man sich auch auf die natürliche Filterfunktion des Gehirns verlassen. Vieles, was wir vergessen, vergessen wir zu Recht.

5. Prioritätenlisten vereinfachen

Freunde wirkungsstarker Excel-Listen arbeiten gerne vier bis fünf Prio-Stufen. Sie verbringen jeden Tag mindestens eine Stunde damit, diese Listen zu pflegen und einzelne Punkte immer wieder neu einzugruppieren. Damit drücken sie sich wirkungsvoll vor dem Abarbeiten der Dinge ganz oben auf dem Sheet. Was wirklich wichtig ist, wissen wir in der Regel. Auch ohne Liste.